Is een werkgever verplicht thuiswerken toe te staan?

Nee, de Wet flexibel werken geeft werknemers het recht om een verzoek in te dienen, maar de werkgever is niet verplicht dit in te willigen. De werkgever moet het verzoek serieus overwegen en een afwijzing schriftelijk motiveren. Als de werkgever niet tijdig reageert (binnen één maand), wordt het verzoek geacht te zijn ingewilligd.

Hoeveel is de onbelaste thuiswerkvergoeding in 2026?

In 2026 bedraagt de onbelaste thuiswerkvergoeding maximaal €2,35 per thuiswerkdag. Dit is een gerichte vrijstelling onder de WKR en gaat niet ten koste van de vrije ruimte. Je kunt de vergoeding niet combineren met een reiskostenvergoeding voor dezelfde dag.

Welke arbo-eisen gelden voor thuiswerken?

De Arbowet maakt geen onderscheid tussen kantoor en thuiswerkplek. Bij structureel thuiswerken moet de werkplek voldoen aan de eisen voor beeldschermwerk: ergonomische stoel, bureau op juiste hoogte, adequate verlichting, los toetsenbord en muis. De werkgever is verantwoordelijk en kan een thuiswerkbudget beschikbaar stellen als arbovoorziening.

Thuiswerkbeleid opstellen: Wet flexibel werken, vergoeding en arbo

De Wet flexibel werken: rechten en plichten

De Wet flexibel werken (Wfw) geeft werknemers het recht om een verzoek in te dienen voor aanpassing van de arbeidsplaats, arbeidsduur of werktijden. Sinds de aanpassing in 2023 kan een werknemer formeel verzoeken om (deels) thuis te werken. De werkgever moet dit verzoek serieus overwegen, maar is niet verplicht om het in te willigen. De werkgever mag het verzoek afwijzen, maar moet dit schriftelijk motiveren.

Het verzoek moet minimaal twee maanden voor de gewenste ingangsdatum schriftelijk worden ingediend. De werkgever reageert uiterlijk één maand voor de beoogde ingangsdatum. Als de werkgever niet tijdig reageert, wordt het verzoek geacht te zijn ingewilligd. Dit is een belangrijk aandachtspunt: vergeet niet om verzoeken tijdig te beantwoorden, ook als je ze wilt afwijzen.

Redenen om een thuiswerkverzoek af te wijzen zijn onder meer: de functie is niet geschikt voor thuiswerk (productie, horeca, retail), er zijn zwaarwegende bedrijfsbelangen die aanwezigheid op kantoor vereisen, de werknemer beschikt niet over een geschikte thuiswerkplek die aan de arbo-eisen voldoet, of er zijn beveiligingsrisico's die thuiswerken onmogelijk maken.

De Wfw geldt voor werkgevers met meer dan 10 werknemers. Kleinere werkgevers zijn formeel niet gebonden aan de Wfw, maar het is verstandig om ook als klein bedrijf een helder beleid te hebben rondom thuiswerken. Dit voorkomt onduidelijkheden en conflicten. JustRunBiz HR-module biedt de mogelijkheid om thuiswerkverzoeken te registreren en de goedkeuringsworkflow te beheren.

Thuiswerkvergoeding: onbelast €2,35 per dag in 2026

Sinds 1 januari 2022 mogen werkgevers een onbelaste thuiswerkvergoeding geven aan werknemers die vanuit huis werken. In 2026 bedraagt het maximale onbelaste bedrag €2,35 per thuiswerkdag. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd en is bedoeld als tegemoetkoming voor de extra kosten die thuiswerken met zich meebrengt, zoals elektriciteit, water, verwarming, koffie en slijtage van meubi.

De thuiswerkvergoeding is een gerichte vrijstelling onder de werkkostenregeling (WKR). Dit betekent dat het bedrag niet ten koste gaat van je vrije ruimte. Je kunt de vergoeding per thuiswerkdag toekennen of een vaste vergoeding afspreken op basis van het verwachte thuiswerkpatroon. Als een werknemer structureel twee dagen per week thuiswerkt (104 dagen per jaar), is de jaarlijkse vergoeding €244,40.

Let op de samenloopregeling met de reiskostenvergoeding. Op een dag dat de werknemer thuiswerkt, mag je geen reiskostenvergoeding geven. Op een dag dat de werknemer naar kantoor reist, mag je geen thuiswerkvergoeding geven. Je mag niet voor dezelfde dag beide vergoedingen combineren. Leg het werkpatroon vast in een overeenkomst en pas de vergoedingen hierop aan.

De thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht, maar het is een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde die de werknemer compenseert voor de extra kosten van thuiswerken. Veel cao's bevatten inmiddels afspraken over thuiswerkvergoedingen. Controleer of jouw cao hier bepalingen over bevat. Als er geen cao van toepassing is, kun je zelf afspraken maken met je werknemers.

Arbo-eisen voor de thuiswerkplek

Als werkgever ben je ook verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden van werknemers die thuiswerken. De Arbowet maakt geen onderscheid tussen de werkplek op kantoor en de thuiswerkplek. Dat betekent dat de thuiswerkplek moet voldoen aan de arbo-eisen voor beeldschermwerk, inclusief een ergonomische stoel, een bureau op de juiste hoogte, adequate verlichting en een los toetsenbord en muis.

In de praktijk hanteert de Arbeidsinspectie een minder strenge toetsing voor thuiswerkplekken dan voor kantoorwerkplekken, met name als het thuiswerken beperkt is tot een of twee dagen per week. Maar bij structureel thuiswerken (drie of meer dagen per week) worden dezelfde eisen gesteld als aan een kantoorwerkplek. Het is verstandig om bij alle werknemers die structureel thuiswerken, de thuiswerkplek te laten beoordelen.

Bied werknemers de mogelijkheid om een thuiswerkplekcheck te doen. Dit kan via een digitale vragenlijst (self-assessment) of via een fysieke beoordeling door een arbo-adviseur. Op basis van de resultaten kun je advies geven over verbeteringen. Veel werkgevers bieden een thuiswerkbudget aan waarmee werknemers een ergonomische stoel, bureau of monitor kunnen aanschaffen. Dit budget kan onbelast via de WKR worden verstrekt als gerichte vrijstelling (arbovoorziening).

Documenteer de afspraken over de thuiswerkplek. Leg vast dat de werknemer verantwoordelijk is voor het inrichten van een ergonomische werkplek, dat de werkgever een thuiswerkbudget ter beschikking stelt en dat de werknemer jaarlijks een thuiswerkplekcheck uitvoert. Neem deze afspraken op in het thuiswerkbeleid of in een thuiswerkovereenkomst per medewerker.

Afspraken over bereikbaarheid en werktijden

Een van de grootste uitdagingen van thuiswerken is het bewaken van de grens tussen werk en privé. Zonder duidelijke afspraken over bereikbaarheid en werktijden ontstaat het risico dat werknemers altijd "aan" staan of juist onbereikbaar zijn op momenten dat het team hen nodig heeft. Een goed thuiswerkbeleid bevat heldere kaders voor beiden.

Definieer kernuren waarin thuiswerkers bereikbaar moeten zijn. Bijvoorbeeld: van 9:00 tot 12:00 en van 13:00 tot 16:00 ben je bereikbaar voor overleg, telefoongesprekken en urgente vragen. Buiten de kernuren heeft de werknemer flexibiliteit om zijn werktijd zelf in te delen. Dit biedt de voordelen van thuiswerken (flexibiliteit, minder onderbrekingen) zonder de nadelen (onbereikbaarheid, isolatie).

Spreek af welke communicatietools je gebruikt en wanneer. Gebruik chat (Slack, Teams) voor snelle vragen die geen direct antwoord vereisen. Gebruik videobellen voor overleg en brainstormsessies. Gebruik e-mail voor formele communicatie en documentatie. Stel verwachtingen voor reactietijden: chat binnen een uur, e-mail binnen vier uur, niet-urgente zaken de volgende werkdag.

Respecteer het recht op onbereikbaarheid buiten werktijd. De Europese Unie werkt aan wetgeving voor het right to disconnect. In Nederland zijn er nog geen wettelijke kaders, maar steeds meer werkgevers nemen dit op in hun thuiswerkbeleid. Stel als norm dat er buiten werktijd geen werkgerelateerde berichten worden verstuurd, tenzij er sprake is van een echte urgentie. Dit voorkomt een altijd-aan-cultuur die leidt tot stress en burn-out.

Hybride werken: het juiste model kiezen

Hybride werken combineert thuiswerken met werken op kantoor. Er zijn verschillende modellen, elk met eigen voor- en nadelen. Het meest voorkomende model is vaste thuiswerkdagen (bijvoorbeeld dinsdag en donderdag thuis, de rest op kantoor). Dit biedt voorspelbaarheid voor het team en maakt het eenvoudig om vergoedingen te berekenen.

Een ander model is het activiteitengerichte model: medewerkers kiezen per dag de werkplek die het beste past bij hun activiteiten. Geconcentreerd werk en schrijftaken doe je thuis, brainstormsessies en klantgesprekken op kantoor. Dit model biedt maximale flexibiliteit maar vereist goede afstemming en een kantoorinrichting die flexibel gebruik ondersteunt (flex-werkplekken in plaats van vaste bureaus).

Het teamgerichte model laat teams zelf bepalen wanneer ze op kantoor zijn, met als voorwaarde dat het team minimaal een of twee vaste kantoordagen per week heeft voor gezamenlijk overleg. Dit model respecteert de autonomie van teams maar voorkomt dat collega's elkaar wekenlang niet zien. De teamleider coördineert de kantoordagen in overleg met het team.

Kies het model dat past bij je bedrijf, je cultuur en het type werk. Productie- en klantenservicefuncties vereisen doorgaans meer aanwezigheid op locatie. Administratieve en creatieve functies lenen zich beter voor thuiswerken. Test het gekozen model drie tot zes maanden, evalueer met je team en pas aan waar nodig. Leg het definitieve model vast in het thuiswerkbeleid.

Productiviteit meten bij thuiswerken

Een veelgehoorde zorg van werkgevers is dat thuiswerkers minder productief zijn. Onderzoek wijst echter op het tegendeel: Stanford-onderzoeker Nicholas Bloom vond een productiviteitsstijging van 13% bij thuiswerkers. De sleutel is niet om aanwezigheid te controleren, maar om resultaten te meten. Stuur op output, niet op input.

Definieer duidelijke doelen en verwachtingen per medewerker of per team. Gebruik SMART-doelen (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden) die objectief meetbaar zijn. In plaats van te controleren of een medewerker acht uur achter zijn laptop zit, beoordeel je of de afgesproken taken zijn uitgevoerd, of deadlines zijn gehaald en of de kwaliteit voldoende is.

Vermijd surveillance-software die toetsaanslagen registreert, screenshots maakt of muisbewegingen monitort. Dit soort tools ondermijnt het vertrouwen, verhoogt de stress en is in veel gevallen strijdig met de AVG. Focus in plaats daarvan op regelmatige check-ins: een kort dagelijks stand-up overleg (15 minuten) en een wekelijks voortgangsgesprek zijn effectiever en respectvoller.

Monitor de teamdynamiek. Thuiswerken kan leiden tot isolatie, miscommunicatie en een afname van informele kennisdeling. Plan regelmatig informele momenten: een virtuele koffiepauze, een maandelijkse teamlunch op kantoor of een kwartaallijkse teamactiviteit. JustRunBiz biedt urenregistratie en taakbeheer waarmee medewerkers hun voortgang vastleggen zonder dat er sprake is van surveillance.

Beveiliging en privacy bij thuiswerken

Thuiswerken brengt beveiligingsrisico's met zich mee. De thuiswerkplek is doorgaans minder beveiligd dan het kantoornetwerk. Openbare wifi-netwerken, gedeelde computers, onbeveiligde thuisnetwerken en het risico dat familieleden of bezoekers mee kunnen kijken, vormen allemaal potentiële beveiligingsrisico's die je in je beleid moet adresseren.

Stel minimale beveiligingseisen op voor thuiswerkers. Verplicht het gebruik van een VPN (Virtual Private Network) voor toegang tot bedrijfssystemen. Vereis sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie (2FA) op alle bedrijfsaccounts. Verplicht volledige schijfversleuteling op laptops en zorg dat apparaten automatisch vergrendelen na vijf minuten inactiviteit.

Maak afspraken over het gebruik van privéapparatuur. Het veiligst is om thuiswerkers uitsluitend op bedrijfsapparatuur te laten werken. Als privéapparatuur wordt toegestaan (bring your own device, BYOD), stel dan eisen aan de beveiliging: actuele antivirussoftware, automatische updates, geen gedeeld gebruik met anderen en de mogelijkheid om bedrijfsdata op afstand te wissen bij verlies of diefstal.

Train je medewerkers in cybersecurity-awareness. Phishing-aanvallen richten zich steeds vaker op thuiswerkers. Medewerkers moeten verdachte e-mails herkennen, weten hoe ze een incident moeten melden en begrijpen waarom beveiligingsmaatregelen belangrijk zijn. Plan minimaal jaarlijks een awareness-training en stuur periodiek test-phishing-mails om de alertheid te meten.

Thuiswerkbeleid vastleggen: een voorbeeld

Een goed thuiswerkbeleid bevat de volgende onderdelen: doelstelling en reikwijdte (voor wie geldt het beleid en wat is het doel?), wettelijk kader (verwijzing naar Wfw en Arbowet), het hybride werkmodel (hoeveel dagen thuiswerk, welke dagen op kantoor), bereikbaarheid en kernuren, vergoedingen (thuiswerkvergoeding, reiskostenvergoeding, thuiswerkbudget), arbo-eisen en thuiswerkplekcheck.

Neem daarnaast op: beveiligingseisen (VPN, 2FA, wachtwoordbeleid), afspraken over apparatuur (bedrijfslaptop of BYOD), privacy en geheimhouding, het aanvraag- en goedkeuringsproces, de evaluatieprocedure en de ingangsdatum. Laat het beleid juridisch toetsen om te borgen dat het voldoet aan alle wettelijke vereisten.

Communiceer het thuiswerkbeleid aan alle medewerkers en laat hen voor akkoord tekenen. Bied een informatiesessie aan waarin je het beleid toelicht en vragen beantwoordt. Bewaar de ondertekende verklaringen in het personeelsdossier. Evalueer het beleid jaarlijks en pas het aan op basis van ervaringen, gewijzigde wetgeving of veranderde bedrijfsomstandigheden.

Een thuiswerkbeleid is geen rigide document maar een levend kader dat meegroeit met je organisatie. Begin met een basisversie en bouw het uit op basis van ervaringen. Het belangrijkste is dat er duidelijkheid is voor alle partijen. JustRunBiz HR-module biedt de mogelijkheid om thuiswerkbeleid en -overeenkomsten digitaal vast te leggen in het personeelsdossier en thuiswerkvergoedingen automatisch te berekenen.

Thuiswerkbeleid opstellen: van Wet flexibel werken tot arbo-eisen