Saldibalans

Wat is Saldibalans?

De saldibalans, ook wel proefbalans of proef- en saldibalans genoemd, is een intern boekhoudkundig overzicht dat alle grootboekrekeningen toont met hun bijbehorende saldi. Elke rekening in de administratie, zoals debiteuren, crediteuren, bankrekeningen, omzetrekeningen en kostenrekeningen, krijgt een eigen regel in de saldibalans. Per rekening zie je de beginstand, de totale bedragen die aan de debetzijde zijn geboekt, de totale bedragen aan de creditzijde en de resulterende eindstand.

Het woord 'saldo' verwijst naar het verschil tussen de debet- en creditzijde van een rekening. Is het debetbedrag groter, dan spreek je van een debetsaldo. Is het creditbedrag groter, dan is er een creditsaldo. De saldibalans combineert al deze saldi in één document. Omdat het dubbelboekhouden als principe altijd resulteert in gelijke debet- en credittotalen, kun je met de saldibalans direct zien of de administratie rekenkundig in evenwicht is.

Hoe werkt Saldibalans in de praktijk?

In de dagelijkse boekhoudpraktijk genereert vrijwel alle boekhoudsoftware automatisch een saldibalans op basis van de ingevoerde boekingen. Stel dat jij als ondernemer een factuur verkoopt van 1.000 euro exclusief btw: de boekhoudsoftware boekt dit bedrag aan de debetzijde van de debiteurenrekening en aan de creditzijde van de omzetrekening. De saldibalans toont daarna de opgehoogde saldi van beide rekeningen. Op elk gewenst moment kun je de saldibalans opvragen om de actuele stand van jouw administratie te beoordelen.

Een concreet voorbeeld: aan het einde van een kwartaal draai je een saldibalans over de periode januari tot en met maart. Je ziet dan per rekening precies wat er is binnengekomen en uitgegaan. Als de totale debetkolom en de totale creditkolom niet aan elkaar gelijk zijn, wijst dat op een boekingsfout of een ontbrekende boeking. Op die manier functioneert de saldibalans als een eerste filter om fouten in de administratie op te sporen voordat je verdere rapportages, zoals de balans of de winst-en-verliesrekening, opstelt.

Waarom is Saldibalans belangrijk?

De saldibalans is voor MKB-ondernemers belangrijk om meerdere redenen. Ten eerste biedt het een snelle controlemogelijkheid: als debet en credit niet in balans zijn, is er ergens een fout gemaakt en kun je die vroeg corrigeren. Ten tweede vormt de saldibalans de basis voor officiële financiële rapportages. De accountant of boekhouder gebruikt de saldibalans om de jaarrekening samen te stellen. Ten derde geeft het periodiek bekijken van de saldibalans, bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal, jou als ondernemer een actueel beeld van kosten, opbrengsten en uitstaande posten, zodat je tijdig kunt bijsturen.