RI&E (Risico-Inventarisatie en Evaluatie) maken

Wanneer moet je een RI&E maken?

Zodra je als werkgever één of meer werknemers in dienst hebt, ben je wettelijk verplicht een RI&E op te stellen. Dit geldt ongeacht de omvang van je bedrijf, de sector of de rechtsvorm. Er is geen vrijstelling voor kleine ondernemingen. De RI&E moet actueel zijn: bij een nieuw bedrijf stel je hem op vóór de eerste medewerker begint. Daarna herzien je hem in ieder geval bij ingrijpende wijzigingen in de bedrijfsvoering, bij een verbouwing, bij nieuwe machines of werkmethoden, of na een (bijna-)bedrijfsongeval. De wet schrijft geen vaste herzieningstermijn voor, maar als richtlijn geldt minimaal één keer per vier jaar een volledige herziening.

Er zijn een aantal bijzondere situaties waarbij extra aandacht nodig is. Heb je medewerkers die thuis of op wisselende locaties werken, dan moet je ook die werkplekken meenemen in de RI&E. Uitzendkrachten en inleenkrachten vallen onder jouw verantwoordelijkheid zolang zij bij jou werkzaam zijn. Voor specifieke branches — zoals de bouw, horeca, zorg en kinderopvang — zijn er zogeheten branche-RI&E's beschikbaar die zijn goedgekeurd door de Inspectie SZW. Bedrijven met ten hoogste 25 medewerkers mogen in sommige gevallen een vereenvoudigd branche-instrument gebruiken, mits dat instrument is gecertificeerd. Controleer via https://www.rie.nl/ welk instrument voor jouw sector beschikbaar is.

Wat heb je nodig vooraf?

Voordat je begint, verzamel je relevante informatie over je bedrijfsvoering en werkomgeving. Denk aan een actueel overzicht van alle functies en taken, een plattegrond of beschrijving van de werkplekken, een lijst van gebruikte machines, gereedschappen en gevaarlijke stoffen inclusief veiligheidsinformatiebladen, informatie over werktijden en ploegendiensten, en een overzicht van eerdere bedrijfsongevallen of bijna-ongelukken. Heb je al een eerder opgestelde RI&E of een preventiemedewerker aangesteld, zorg dan dat je die stukken bij de hand hebt. Brancheverenigingen stellen vaak een checklist beschikbaar als startpunt.

Een gedegen voorbereiding kost tijd, maar bespaart je later werk. Plan gesprekken in met medewerkers op de werkvloer: zij kennen de dagelijkse risico's het best. Wijs intern een preventiemedewerker aan als je dat nog niet hebt gedaan — voor kleine bedrijven tot 25 medewerkers kun je die rol zelf vervullen als werkgever, mits je de nodige deskundigheid hebt. Grotere organisaties zijn verplicht een gekwalificeerde bedrijfsarts of Arbodienst in te schakelen voor de toetsing. Reserveer voor een eerste, grondige RI&E in een bedrijf met 10 tot 50 medewerkers gemiddeld twee tot vier werkweken aan voorbereidings- en uitvoeringstijd.

Stappenplan: zo doe je het

Stap 1 — Kies het juiste instrument. Ga naar https://www.rie.nl/ en zoek op jouw branche of sector. Veel sectoren hebben een goedgekeurde branche-RI&E die je gratis of tegen geringe kosten kunt gebruiken. Dit instrument is afgestemd op de specifieke risico's in jouw sector en vereenvoudigt het proces aanzienlijk. Heb je een heel gemengde activiteit of ontbreekt er een branche-instrument, dan kies je een algemene aanpak en schakel je een gecertificeerde Arbo-dienstverlener in.

Stap 2 — Inventariseer alle risico's. Loop systematisch alle werkplekken, taken en werkomstandigheden langs. Denk aan fysieke belasting, gevaarlijke stoffen, machines, geluid, valgevaar, brand, psychosociale arbeidsbelasting (werkdruk en ongewenst gedrag) en beeldschermwerk. Betrek medewerkers actief bij deze stap: vraag hen naar knelpunten die zij dagelijks ervaren. Documenteer elk geïdentificeerd risico concreet en zo volledig mogelijk.

Stap 3 — Evalueer de risico's. Beoordeel per geïnventariseerd risico hoe groot de kans is dat het leidt tot schade en hoe ernstig die schade kan zijn. Gebruik hiervoor een risicomatrix of de methode die bij het gekozen instrument hoort. Bepaal welke risico's direct actie vereisen en welke op langere termijn kunnen worden aangepakt. Prioriteer risico's met een hoge kans op ernstige gevolgen als eerste.

Stap 4 — Stel een Plan van Aanpak op. Het Plan van Aanpak is een verplicht onderdeel van de RI&E en beschrijft welke maatregelen je neemt, wie daarvoor verantwoordelijk is en binnen welke termijn. Formuleer concrete, meetbare acties. Geef aan hoe je de effectiviteit van de maatregelen controleert. Het Plan van Aanpak is een levend document: zorg dat je de voortgang minimaal jaarlijks evalueert en bijwerkt.

Stap 5 — Laat de RI&E toetsen. Bedrijven met meer dan 25 medewerkers zijn verplicht de RI&E te laten toetsen door een gecertificeerde Arbo-deskundige, zoals een bedrijfsarts, veiligheidskundige of arbeidshygiënist verbonden aan een erkende Arbo-dienst. Kleinere bedrijven die een gecertificeerd branche-instrument hebben gebruikt, zijn vrijgesteld van externe toetsing. Na de toetsing verwerk je eventuele opmerkingen en sla je de definitieve RI&E samen met het Plan van Aanpak op een toegankelijke locatie op.

Kosten en doorlooptijd

De kosten voor een RI&E lopen sterk uiteen afhankelijk van de bedrijfsomvang en de gekozen aanpak. Als je gebruikmaakt van een gratis gecertificeerd branche-instrument en de RI&E intern uitvoert, zijn de kosten beperkt tot arbeidstijd: reken op vier tot twaalf uur voor een bedrijf tot tien medewerkers. Schakel je een externe Arbo-adviseur in voor begeleiding of toetsing, dan betaal je in 2026 doorgaans tussen de 500 en 2.500 euro voor een klein tot middelgroot bedrijf, afhankelijk van de complexiteit en de omvang van de opdracht. Grotere organisaties met complexe risico's kunnen uitkomen op 5.000 euro of meer.

De doorlooptijd voor een volledige RI&E bedraagt voor een klein bedrijf (minder dan 10 medewerkers) gemiddeld één tot drie weken bij intern uitvoering. Voor middelgrote bedrijven (10 tot 50 medewerkers) plan je twee tot zes weken in, inclusief de inventarisatiegesprekken met medewerkers. De externe toetsing door een Arbo-deskundige neemt afhankelijk van de planning van de dienstverlener één tot drie extra weken in beslag. Wacht niet met starten totdat je een incident hebt: begin zodra je personeel in dienst neemt.

Veelgemaakte fouten

De meest voorkomende fout is dat ondernemers de RI&E eenmalig opstellen en daarna nooit meer herzien. Een verouderd document biedt geen bescherming bij een inspectie of bij aansprakelijkheid na een bedrijfsongeval. Een tweede veelgemaakte fout is het vergeten van psychosociale arbeidsbelasting: werkdruk, agressie van klanten en sociale veiligheid zijn wettelijk verplicht onderdeel van de inventarisatie, maar worden vaak overgeslagen. Verder stellen veel werkgevers wel een RI&E op, maar geen bijbehorend Plan van Aanpak — terwijl dat document wettelijk even verplicht is. Ook worden medewerkers te weinig betrokken bij de inventarisatie, waardoor praktijkrisico's op de werkvloer worden gemist. Tenslotte gebruiken ondernemers soms niet-gecertificeerde instruments of verouderde versies; controleer altijd op https://www.rie.nl/ of het instrument dat je gebruikt actueel en goedgekeurd is.

Wat na afloop?

Na afronding bewaar je de RI&E en het Plan van Aanpak in je bedrijfsadministratie. Er is geen wettelijke maximale bewaartermijn voor de RI&E zelf, maar bij een bedrijfsongeval of inspectie moet je de meest recente versie direct kunnen overleggen. Medewerkers en hun vertegenwoordiging — zoals een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging — hebben recht op inzage. Evalueer het Plan van Aanpak minimaal jaarlijks: noteer welke maatregelen zijn uitgevoerd en welke nog open staan. Stel de RI&E bij zodra er wijzigingen zijn in het werk, de organisatie of de werkomgeving. Vergeet ook niet de koppeling met je verzuimbeleid en de afspraken met je bedrijfsarts.