Preboarding

Wat is Preboarding?

Preboarding is de fase tussen het moment dat een kandidaat het arbeidscontract tekent en de eerste officiële werkdag. In deze periode onderneem je als werkgever gerichte acties om de nieuwe medewerker te informeren, welkom te heten en voor te bereiden op de start. Denk aan het sturen van praktische informatie over parkeermogelijkheden, het aanmaken van accounts, of het toesturen van een welkomstpakket. Het is nadrukkelijk geen vervanging van onboarding, maar een voorbereiding daarop.

Het verschil met onboarding is de timing. Onboarding start op de eerste werkdag en richt zich op het inwerken in de rol, de organisatiecultuur en de dagelijkse werkzaamheden. Preboarding vindt daarvóór plaats en heeft als doel de praktische en emotionele drempel te verlagen. Voor een klein bedrijf hoeft dat niet ingewikkeld te zijn: een persoonlijk welkomstmailtje, een telefoontje van de toekomstige collega of een duidelijke eerste-dag-instructie zijn al waardevolle stappen.

Hoe werkt Preboarding in de praktijk?

In de praktijk begint preboarding direct nadat het contract is ondertekend. Een eerste stap is het sturen van een welkomstbericht namens het team, zodat de nieuwe medewerker weet dat hij of zij wordt verwacht. Vervolgens kun je relevante documenten alvast digitaal opsturen, zoals een personeelshandboek, een organogram of een beschrijving van de eerste werkweek. Sommige werkgevers plannen ook een kort kennismakingsgesprek in, zodat de nieuwe medewerker al gezichten kent vóór de officiële start.

Daarnaast kun je de administratieve voorbereiding inregelen: denk aan het aanvragen van bedrijfskleding, het instellen van een e-mailadres, het regelen van een werkplek of het aanmaken van toegangen tot interne systemen. Dit voorkomt dat de eerste dag verloren gaat aan logistieke rompslomp. Voor een MKB-bedrijf zonder grote HR-afdeling volstaat vaak een eenvoudige checklist die je bij elke nieuwe medewerker doorloopt, zodat niets over het hoofd wordt gezien.

Waarom is Preboarding belangrijk?

Onderzoek toont aan dat nieuwe medewerkers in de eerste weken na het ondertekenen van het contract extra kwetsbaar zijn voor twijfels. Ze ontvangen soms aanbiedingen van andere werkgevers of gaan zichzelf afvragen of ze de juiste keuze hebben gemaakt. Een actieve preboarding vermindert deze onzekerheid. Bovendien begint iemand die goed voorbereid is sneller bij te dragen aan het team. Voor een MKB-onderneming, waar het vertrek van één medewerker relatief grote gevolgen heeft, weegt dit extra zwaar. Preboarding is daarmee een directe investering in personeelsbehoud en productiviteit.