Notaris zoeken voor BV oprichting

Wanneer moet je een notaris zoeken voor BV-oprichting?

In Nederland is het wettelijk verplicht om een notariële akte te laten opstellen bij de oprichting van een BV. Zonder deze akte bestaat de BV juridisch gezien niet en kun je je onderneming niet inschrijven bij de Kamer van Koophandel. De notaris moet zijn of haar kantoor hebben in Nederland en ingeschreven zijn bij de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). Er is geen vaste termijn waarbinnen je een notaris moet inschakelen vóór de beoogde oprichtingsdatum, maar reken op minimaal twee tot vier weken voor het hele traject. Wil je op een specifieke datum starten, dan is het verstandig om ruim van tevoren contact op te nemen.

Er zijn situaties waarin je ook buiten de eerste oprichting een notaris nodig hebt. Denk aan een statutenwijziging bij een nieuw aandeelhoudersconvenant, een omzetting van een eenmanszaak of VOF naar een BV, of het splitsen dan wel fuseren van vennootschappen. Ook als je aandelen overdraagt aan een nieuwe aandeelhouder, is een notariële akte verplicht. In al deze gevallen doorloop je een vergelijkbaar zoekproces: je zoekt een notaris met ervaring in ondernemingsrecht en maakt afspraken over de gewenste structuur vóórdat er stukken worden opgesteld.

Wat heb je nodig vooraf?

Voordat je bij een notaris aanklopt, is het handig om een aantal gegevens en documenten klaar te hebben. Je hebt in ieder geval nodig: een geldig identiteitsbewijs van alle oprichters en toekomstige aandeelhouders, het gewenste bedrijfsadres in Nederland, de gekozen handelsnaam (controleer vooraf op het KVK-naamsregister op beschikbaarheid), de verdeling van de aandelen per oprichter, het maatschappelijk kapitaal en het gestorte startkapitaal (minimaal één euro is wettelijk vereist, maar in de praktijk wordt vaker gekozen voor een hoger bedrag), en de namen van de bestuurders. Als er een holdingstructuur gewenst is, breng dan ook de gewenste structuur op papier.

Sommige voorbereidingen kosten meer tijd dan je verwacht. Het bepalen van de juiste aandelenverhouding en bestuursstructuur vraagt om overleg met een accountant of belastingadviseur, zeker als er meerdere oprichters zijn of als je winstuitkering en pensioenopbouw wilt optimaliseren. Daarnaast kan het opstellen van een aandeelhoudersovereenkomst, die buiten de statuten om aanvullende afspraken vastlegt, enkele weken duren. Begin hier vroeg mee zodat de notaris alle benodigde informatie in één keer ontvangt en de akte snel kan opstellen.

Stappenplan: zo doe je het

Stap 1 — Zoek een geschikte notaris. Ga naar de officiële notariszoeker van de KNB via https://www.knb.nl/notaris-zoeken en filter op specialisatie 'ondernemingsrecht' of 'bedrijfsrecht'. Kies bij voorkeur een notaris in jouw regio zodat fysieke afspraken eenvoudig zijn. Bekijk ook de door de KNB vermelde specialisaties en tariefstransparantie per kantoor voordat je contact opneemt.

Stap 2 — Vraag offertes op bij twee of drie notarissen. De notariële tarieven voor BV-oprichting zijn niet landelijk vastgesteld en kunnen flink verschillen. Vraag altijd om een gespecificeerde offerte die de kosten voor de oprichtingsakte, inschrijving bij de KVK en eventuele extra diensten zoals een aandeelhoudersovereenkomst apart vermeldt. Vergelijk niet alleen prijs maar ook beschikbaarheid en communicatiesnelheid.

Stap 3 — Lever alle benodigde informatie aan. Zodra je een notaris hebt gekozen, ontvang je doorgaans een intakeformulier of vragenlijst. Vul deze volledig in en stuur kopieën van de identiteitsbewijzen van alle oprichters mee. Hoe vollediger jouw aanlevering, hoe sneller de notaris een concept-akte kan opstellen. Ontbrekende informatie is de meest voorkomende reden voor vertraging.

Stap 4 — Controleer de concept-akte zorgvuldig. De notaris stuurt een conceptversie van de oprichtingsakte en statuten ter review. Lees dit document aandachtig door, bij voorkeur samen met je accountant of juridisch adviseur. Let op de doelomschrijving van de BV (die mag niet te beperkt zijn), de bestuursstructuur en de eventuele blokkeringsregeling voor aandelen. Stuur je opmerkingen tijdig terug zodat de notaris aanpassingen kan verwerken.

Stap 5 — Teken de akte en zorg voor inschrijving bij de KVK. Op de afgesproken datum onderteken je samen met de andere oprichters de notariële akte. De notaris draagt zorg voor de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Na inschrijving ontvang je het KVK-uittreksel en zijn de statuten officieel van kracht. Bewaar de originele oprichtingsakte op een veilige plek, want die heb je later nodig bij banken, investeerders en bij eventuele wijzigingen.

Kosten en doorlooptijd

De kosten voor een notaris bij BV-oprichting liggen in 2026 doorgaans tussen de 500 en 1.500 euro, afhankelijk van de complexiteit van de structuur en het kantoor. Een enkelvoudige BV-oprichting kost bij veel kantoren rond de 600 à 800 euro exclusief btw. Wil je een holdingstructuur met een werkmaatschappij eronder, dan reken je al snel op 1.000 tot 1.500 euro of meer. Vraag altijd een all-in offerte aan zodat je niet voor verrassingen komt te staan met extra kosten voor uittreksels, koerierskosten of KVK-inschrijfgeld.

De doorlooptijd van het volledige oprichtingsproces bedraagt in de meeste gevallen twee tot vier weken na het aanleveren van alle benodigde informatie. Een eenvoudige oprichting kan bij een beschikbaar notariskantoor soms al binnen één week worden afgerond, maar bij complexe structuren of drukke periodes duurt het langer. Houd er rekening mee dat de KVK-inschrijving na ondertekening doorgaans binnen één tot drie werkdagen wordt verwerkt. Plan je oprichtingsdatum niet te krap op een geplande contractsluiting of banköpening.

Veelgemaakte fouten

Een eerste veelgemaakte fout is het kiezen van een te enge doelomschrijving in de statuten. Als de doelomschrijving te specifiek is, kan de BV juridisch gezien geen activiteiten buiten dat doel uitvoeren, wat later problemen oplevert. Kies voor een ruime maar realistische omschrijving. Een tweede fout is het niet afsluiten van een aandeelhoudersovereenkomst naast de statuten. Statuten zijn openbaar en bevatten geen gevoelige afspraken; aanvullende afspraken over winstverdeling, uittreding of besluitvorming leg je apart vast. Ten derde wachten ondernemers te lang met het zoeken naar een notaris, waardoor ze een gewenste startdatum missen of contracten niet op tijd kunnen tekenen. Start het zoekproces zodra je serieus overweegt een BV op te richten. Tot slot wordt het startkapitaal nogal eens te laag ingebracht. Hoewel één euro wettelijk voldoende is, kijken banken en zakenpartners kritisch naar een BV met een verwaarloosbaar eigen vermogen.

Wat na afloop?

Na de inschrijving bij de KVK ontvang je automatisch een btw-nummer van de Belastingdienst. Open daarna een zakelijke bankrekening op naam van de BV — banken vragen hiervoor het KVK-uittreksel en de oprichtingsakte. Zorg dat het eventuele startkapitaal formeel wordt gestort op de zakelijke rekening. Daarnaast ben je als bestuurder van een BV verplicht een deugdelijke boekhouding bij te houden en jaarlijks een jaarrekening te deponeren bij de KVK. Bewaar de originele oprichtingsakte en statuten permanent, want je hebt die nodig bij elke statutenwijziging, aandelenverkoop of bedrijfsfinanciering. Controleer ook of je de statuten in de toekomst wilt aanpassen aan gewijzigde bedrijfsomstandigheden.