Klokkenluidersregeling: verplicht vanaf 50 werknemers

Wat is de Wet bescherming klokkenluiders?

De Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) is op 18 februari 2023 in werking getreden en vervangt de oude Wet Huis voor klokkenluiders. De wet implementeert de Europese klokkenluidersrichtlijn 2019/1937, die alle EU-lidstaten verplicht om klokkenluiders beter te beschermen. Het doel is om een veilige omgeving te creeren waarin werknemers misstanden kunnen melden zonder angst voor represailles.

De wet geldt voor alle werkgevers met 50 of meer werknemers, inclusief uitzendkrachten en stagiairs die een vergoeding ontvangen. Voor werkgevers in de financiele sector en bepaalde andere sectoren geldt de verplichting ongeacht het aantal werknemers. Gemeenten met minder dan 10.000 inwoners mogen een gezamenlijk meldkanaal inrichten.

De Wbk breidt de bescherming aanzienlijk uit ten opzichte van de oude wet. Niet alleen werknemers, maar ook zzp'ers, aandeelhouders, bestuurders, vrijwilligers, stagiairs en sollicitanten vallen onder de bescherming. Ook personen die de melder bijstaan, zoals vertrouwenspersonen en vakbondsvertegenwoordigers, worden beschermd.

De wet maakt onderscheid tussen interne meldingen (binnen de organisatie), externe meldingen (bij een bevoegde autoriteit) en openbare meldingen (via de media). Melders mogen zelf kiezen of ze eerst intern of direct extern melden, wat een belangrijke wijziging is ten opzichte van de oude wet.

Welke misstanden kunnen gemeld worden?

De wet beschermt meldingen van een breed scala aan misstanden waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Het gaat om schendingen van het Unierecht (EU-regelgeving), zoals fraude, corruptie, milieuovertredingen en schendingen van consumentenbescherming. Ook schendingen van nationale wetgeving vallen eronder wanneer het maatschappelijk belang in het geding is.

Concreet kunnen werknemers melding maken van strafbare feiten, gevaar voor de volksgezondheid, gevaar voor de veiligheid van personen, gevaar voor het milieu en schendingen van EU-recht. Denk aan fraude met subsidies, belastingontduiking, overtreding van milieunormen, schending van privacy-wetgeving of onveilige werkomstandigheden.

Belangrijk is dat de melder een redelijk vermoeden moet hebben dat de informatie op het moment van melden juist is. De melder hoeft geen bewijs te leveren, maar de melding mag niet lichtvaardig worden gedaan. Puur persoonlijke klachten, zoals een conflict met een leidinggevende, vallen niet onder de wet.

Nieuw ten opzichte van de oude wet is dat ook meldingen over schendingen van EU-recht op gebieden als financiele diensten, productveiligheid, voedselveiligheid, nucleaire veiligheid en aanbestedingen expliciet worden beschermd. Dit maakt de reikwijdte van de wet aanzienlijk breder dan voorheen.

Verplichting tot een intern meldkanaal

Werkgevers met 50 of meer werknemers zijn verplicht om een interne meldprocedure in te richten. Voor werkgevers met 50 tot 249 werknemers gold een overgangsperiode tot 17 december 2023, maar deze is inmiddels verstreken. Alle werkgevers die onder de verplichting vallen, moeten nu een operationeel intern meldkanaal hebben.

Het interne meldkanaal moet zowel schriftelijke als mondelinge meldingen kunnen ontvangen. Denk aan een beveiligd e-mailadres, een telefonische meldlijn of een digitaal meldformulier. Op verzoek van de melder moet ook een fysiek gesprek mogelijk zijn. Het kanaal moet toegankelijk zijn voor alle werknemers.

De werkgever moet een onafhankelijke en onpartijdige functionaris aanwijzen die verantwoordelijk is voor de opvolging van meldingen. Dit kan een interne vertrouwenspersoon zijn, een compliance officer of een extern bureau. Werkgevers met 50 tot 249 werknemers mogen het meldkanaal delen met andere werkgevers.

De ondernemingsraad (OR) heeft instemmingsrecht bij het vaststellen, wijzigen of intrekken van de interne meldprocedure op grond van artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden. Zorg er dus voor dat je de OR tijdig betrekt bij het opzetten van de procedure.

Eisen aan de meldprocedure

De wet stelt specifieke eisen aan de inrichting van de meldprocedure. Binnen zeven dagen na ontvangst van een melding moet de melder een ontvangstbevestiging krijgen. Dit is een harde eis waaraan niet getornd kan worden. De bevestiging moet schriftelijk zijn en de melder informeren over de verdere procedure.

Na ontvangst van de melding heeft de werkgever maximaal drie maanden de tijd om de melding te beoordelen en de melder te informeren over de opvolging. Binnen deze termijn moet duidelijk worden welke maatregelen zijn genomen of worden overwogen. Als het onderzoek langer duurt, moet de melder hierover geinformeerd worden.

De vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder moet gewaarborgd worden. Alleen de personen die direct betrokken zijn bij de behandeling van de melding mogen de identiteit van de melder kennen. Het delen van de identiteit met derden is alleen toegestaan met uitdrukkelijke toestemming van de melder of als dit wettelijk verplicht is.

De werkgever moet een register bijhouden van alle ontvangen meldingen. Dit register moet voldoen aan de eisen van de AVG en mag niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. Meldingen moeten na afhandeling binnen een redelijke termijn worden verwijderd.

Extern melden bij bevoegde autoriteiten

Melders hebben het recht om direct extern te melden bij een bevoegde autoriteit, zonder eerst intern te melden. Dit is een belangrijke wijziging ten opzichte van de oude wet, waarin interne melding als eerste stap werd aangemoedigd. De melder mag zelf inschatten welk kanaal het meest geschikt is voor de specifieke situatie.

Het Huis voor Klokkenluiders is de centrale externe meldinstantie in Nederland. Daarnaast zijn er sectorspecifieke autoriteiten zoals de Autoriteit Financiele Markten (AFM) voor financiele misstanden, De Nederlandsche Bank (DNB) voor bancaire zaken, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) voor privacyschendingen en de Inspectie SZW voor arbeidsomstandigheden.

Het Huis voor Klokkenluiders heeft twee afdelingen: de afdeling advies en de afdeling onderzoek. De afdeling advies geeft gratis en vertrouwelijk advies aan potentiele melders. De afdeling onderzoek kan een formeel onderzoek instellen naar de gemelde misstand en naar de wijze waarop de werkgever met de melding is omgegaan.

Bij een externe melding gelden vergelijkbare termijnen als bij interne meldingen. De bevoegde autoriteit moet binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging sturen en binnen drie maanden (of zes maanden in complexe gevallen) de melder informeren over de opvolging.

Bescherming van de melder

De kern van de wet is de bescherming van de melder tegen benadeling. Het is verboden om een melder te benadelen vanwege het doen van een melding. Onder benadeling valt ontslag, schorsing, degradatie, overplaatsing, intimidatie, pesterijen, uitsluiting en elke andere vorm van nadelige behandeling.

Een cruciale vernieuwing is de bewijslastomkering. Als een melder stelt dat hij benadeeld is, moet de werkgever bewijzen dat de benadeling niet het gevolg is van de melding. Dit is een zware bewijslast voor de werkgever. De melder hoeft dus niet aan te tonen dat het ontslag of de degradatie verband houdt met de melding.

De bescherming geldt niet alleen voor de melder zelf, maar ook voor personen die de melder bijstaan. Denk aan collega's die als getuige optreden, vertrouwenspersonen, vakbondsvertegenwoordigers en familieleden van de melder als zij in een werkrelatie staan met dezelfde werkgever. Ook zij mogen niet benadeeld worden.

Een melder die te goeder trouw een melding doet, kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schending van geheimhoudingsverplichtingen, tenzij de verkrijging van de informatie zelf een strafbaar feit is. Dit betekent dat een werknemer die vertrouwelijke bedrijfsinformatie openbaar maakt in het kader van een melding, hiervoor in principe niet gestraft kan worden.

Sancties bij overtreding

De wet voorziet in verschillende sancties voor werkgevers die de regels overtreden. Als een werkgever geen intern meldkanaal heeft terwijl dit verplicht is, kan het Huis voor Klokkenluiders een onderzoek instellen en aanbevelingen doen. De werkgever is verplicht om binnen een redelijke termijn op deze aanbevelingen te reageren.

Bij benadeling van een melder kan de melder naar de rechter stappen om schadevergoeding te eisen. Door de bewijslastomkering is de positie van de melder in een rechtszaak aanzienlijk sterker dan voorheen. De rechter kan zowel materiele als immateriele schadevergoeding toekennen.

Daarnaast kan benadeling van een melder leiden tot bestuursrechtelijke handhaving. De bevoegde autoriteiten kunnen boetes opleggen aan werkgevers die melders benadelen. De hoogte van de boete hangt af van de ernst van de overtreding en de omvang van de organisatie.

In ernstige gevallen kan benadeling van een melder ook strafrechtelijke gevolgen hebben. Denk aan situaties waarin een werkgever opzettelijk de identiteit van een melder onthult of een melder intimideert om een melding in te trekken. Dit kan leiden tot vervolging door het Openbaar Ministerie.

Inrichting van de procedure in de praktijk

Bij het opzetten van een intern meldkanaal is het belangrijk om te beginnen met het aanwijzen van een vertrouwenspersoon of meldpunthouder. Deze persoon moet onafhankelijk kunnen opereren en mag niet benadeld worden vanwege het uitoefenen van deze functie. Veel organisaties kiezen voor een externe vertrouwenspersoon om de onafhankelijkheid te waarborgen.

Stel een duidelijke meldprocedure op waarin staat hoe meldingen gedaan kunnen worden, wie ze behandelt, welke termijnen gelden en hoe de vertrouwelijkheid gewaarborgd wordt. Neem ook op wat de melder kan verwachten na het doen van een melding en welke rechten de melder heeft.

Investeer in training en bewustwording. Zorg dat alle werknemers weten dat er een meldkanaal is, hoe ze het kunnen gebruiken en dat ze beschermd worden tegen benadeling. Leidinggevenden moeten weten hoe ze moeten reageren als een werknemer een melding wil doen.

Test het meldkanaal regelmatig. Voer jaarlijks een evaluatie uit om te controleren of het kanaal goed functioneert en of de procedure up-to-date is. Pas de procedure aan als de organisatie groeit of als de wetgeving wijzigt.

• Wijs een onafhankelijke vertrouwenspersoon aan
• Stel een schriftelijke meldprocedure op
• Richt zowel schriftelijke als mondelinge meldmogelijkheden in
• Train alle werknemers over het bestaan en gebruik van het meldkanaal
• Evalueer het meldkanaal minimaal jaarlijks

Verschil met de oude wet

De Wet bescherming klokkenluiders verschilt op belangrijke punten van de oude Wet Huis voor klokkenluiders. Het meest opvallende verschil is dat melders niet langer verplicht zijn om eerst intern te melden voordat ze naar een externe instantie stappen. Dit geeft melders meer keuzevrijheid en verlaagt de drempel om misstanden te melden.

De kring van beschermde personen is aanzienlijk uitgebreid. Waar de oude wet voornamelijk werknemers beschermde, vallen nu ook zzp'ers, vrijwilligers, stagiairs, aandeelhouders en sollicitanten onder de bescherming. Ook personen die de melder bijstaan, worden nu expliciet beschermd.

De bewijslastomkering is een volledig nieuw element. Onder de oude wet moest de melder aantonen dat er een verband bestond tussen de melding en de benadeling. Nu moet de werkgever bewijzen dat de benadeling niet gerelateerd is aan de melding. Dit versterkt de positie van de melder enorm.

Daarnaast is de reikwijdte van meldbare misstanden verruimd. De wet beschermt nu expliciet meldingen over schendingen van EU-recht, wat de oude wet niet deed. Dit is met name relevant voor organisaties die internationaal opereren of te maken hebben met Europese regelgeving.

Klokkenluidersregeling en het MKB

Voor MKB-ondernemers met 50 tot 249 werknemers biedt de wet de mogelijkheid om het intern meldkanaal te delen met andere werkgevers. Dit kan de kosten aanzienlijk verlagen. Denk aan een gezamenlijk meldpunt voor bedrijven op een bedrijventerrein of binnen een branchevereniging.

De kosten voor het inrichten van een meldkanaal varieren. Een eenvoudig meldkanaal met een externe vertrouwenspersoon kost circa €2.000 tot €5.000 per jaar. Een uitgebreider digitaal meldplatform met anonieme meldfunctie kost €3.000 tot €10.000 per jaar, afhankelijk van de omvang van de organisatie.

Het is verstandig om de klokkenluidersregeling te integreren in je bestaande compliance-structuur. Koppel het aan je arbeidsvoorwaarden, je gedragscode en je klachtenregeling. Zo voorkom je dubbel werk en creeer je een samenhangend geheel van interne regelingen.

Vergeet niet dat ook als je minder dan 50 werknemers hebt, het hebben van een meldregeling een teken van goed werkgeverschap is. Het kan bijdragen aan een open bedrijfscultuur waarin problemen vroeg gesignaleerd worden, voordat ze escaleren tot echte misstanden.

Veelgemaakte fouten bij werkgevers

Een veelgemaakte fout is het niet tijdig opvolgen van meldingen. De wet schrijft voor dat de melder binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging krijgt en binnen drie maanden geinformeerd wordt over de opvolging. Het missen van deze termijnen kan leiden tot een extern onderzoek door het Huis voor Klokkenluiders.

Een andere fout is het niet waarborgen van de vertrouwelijkheid. Als de identiteit van een melder uitlekt binnen de organisatie, kan dit leiden tot benadeling en aansprakelijkheid van de werkgever. Zorg ervoor dat alleen strikt noodzakelijke personen toegang hebben tot de identiteit van de melder.

Sommige werkgevers proberen meldingen af te doen als persoonlijke klachten. Het is belangrijk om elke melding serieus te beoordelen op de criteria van de wet. Als een melding elementen bevat die wijzen op een maatschappelijke misstand, moet deze als zodanig behandeld worden.

Tot slot zien we regelmatig dat werkgevers de ondernemingsraad niet betrekken bij het opstellen van de meldprocedure. Dit is een overtreding van de Wet op de ondernemingsraden en kan ertoe leiden dat de procedure nietig wordt verklaard.