ICP-opgave: wat moet je opgeven

Wanneer moet je ICP-opgave doen?

Je bent verplicht een ICP-opgave te doen als je goederen levert aan ondernemers in andere EU-lidstaten en daarvoor het 0%-btw-tarief toepast, of als je bepaalde diensten verleent waarvoor de btw verlegd wordt naar de afnemer in een andere EU-lidstaat. De opgave doe je per tijdvak: in de meeste gevallen per kwartaal, maar als jouw intracommunautaire leveringen van goederen in een kwartaal boven de 50.000 euro uitkomen, ben je verplicht om maandelijks opgave te doen. De deadline voor de ICP-opgave valt samen met die van je btw-aangifte: uiterlijk de laatste dag van de maand volgend op het tijdvak waarover je aangifte doet.

Er zijn situaties waarbij de ICP-opgave niet van toepassing is. Lever je uitsluitend aan particulieren in andere EU-landen, dan hoef je geen ICP-opgave in te dienen. Hetzelfde geldt als je alleen goederen levert binnen Nederland of buiten de EU. Ondernemers die gebruikmaken van de Kleineondernemersregeling (KOR) en geen btw in rekening brengen, hoeven in de meeste gevallen ook geen ICP-opgave te doen. Twijfel je of jouw situatie onder de verplichting valt? Raadpleeg altijd de actuele informatie op de website van de Belastingdienst.

Wat heb je nodig vooraf?

Voordat je de ICP-opgave invult, heb je een aantal gegevens bij de hand nodig. Allereerst heb je voor elke afnemer het btw-identificatienummer (ook wel btw-nummer of VAT-nummer) nodig, inclusief de landcode. Verder heb je per afnemer de totale waarde van de geleverde goederen of diensten over het tijdvak nodig, uitgedrukt in euro's. Controleer of de btw-nummers van jouw afnemers geldig zijn via het VIES-systeem van de Europese Commissie, zodat je geen fouten maakt in de opgave. Zorg dat je factuuradministratie op orde is en dat alle relevante facturen zijn geboekt.

Het verzamelen en controleren van de juiste btw-nummers van je EU-afnemers kost tijd, zeker als je veel verschillende klanten hebt. Plan hier ruim de tijd voor in, want een ongeldig of ontbrekend btw-nummer kan leiden tot een afwijzing van je opgave of een boekenonderzoek. Als je gebruikmaakt van boekhoudsoftware of ERP-software, zorg dan dat alle btw-nummers correct zijn ingevoerd en dat de software de intracommunautaire leveringen automatisch categoriseert. Verwerk ook correcties van voorgaande perioden tijdig, zodat je opgave volledig en juist is.

Stappenplan: zo doe je het

Stap 1: Controleer je btw-nummers. Ga voor elk van jouw EU-afnemers na of het btw-identificatienummer correct en actief is. Gebruik hiervoor het VIES-systeem (ec.europa.eu/taxation_customs/vies). Noteer voor elke afnemer het volledige btw-nummer inclusief landcode. Een ongeldig nummer is de meest voorkomende reden voor een afwijzing van je ICP-opgave.

Stap 2: Stel een overzicht samen van alle intracommunautaire leveringen over het tijdvak. Gebruik je administratie of boekhoudsoftware om per afnemer de totale waarde van geleverde goederen en/of diensten over de opgaveperiode te berekenen. Maak onderscheid tussen goederenleveringen en diensten, want deze worden op de ICP-opgave apart vermeld. Controleer of alle facturen zijn verwerkt.

Stap 3: Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk via de website van de Belastingdienst. Je hebt hiervoor eHerkenning nodig met minimaal betrouwbaarheidsniveau 3 (eH3). Zorg dat je eHerkenning-middel geldig en beschikbaar is voordat je begint. Navigeer binnen het portaal naar het onderdeel voor de ICP-opgave. De exacte route en actuele instructies vind je op https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/btw_aangifte_doen_en_betalen/icp_opgaaf_doen/.

Stap 4: Vul de ICP-opgave in. Per afnemer voer je het btw-nummer, de landcode en de totale waarde van de leveringen in. Geef apart de goederenleveringen en de diensten op. Als je gebruik hebt gemaakt van een driehoekstransactie (ABC-levering), vink je de daarvoor bestemde optie aan. Controleer alle ingevoerde gegevens zorgvuldig voordat je verder gaat.

Stap 5: Dien de ICP-opgave in en bewaar de bevestiging. Na het controleren van alle gegevens verstuur je de opgave digitaal. Je ontvangt een bevestiging van ontvangst; sla deze op in je administratie. Doe dit uiterlijk de laatste dag van de maand volgend op het tijdvak. Vergeet niet dat je ook nog je reguliere btw-aangifte moet indienen voor hetzelfde tijdvak. Raadpleeg voor de volledige procedure de officiële pagina van de Belastingdienst.

Kosten en doorlooptijd

De ICP-opgave zelf is gratis. De Belastingdienst brengt geen kosten in rekening voor het indienen van de opgave. Wel zijn er indirecte kosten: als je een boekhouder of administratiekantoor inschakelt voor de verwerking en indiening, betaal je uiteraard hun tarief. Sommige boekhoudsoftwarepakketten zijn in staat om automatisch een ICP-opgave op te stellen vanuit je administratie, wat tijd bespaart. Voor 2026 gelden geen nieuwe officiële kosten of tarieven vanuit de Belastingdienst voor deze aangifte. Boetes voor te late indiening kunnen oplopen tot 68 euro per verzuim, en bij herhaald verzuim hoger.

Het invullen van de ICP-opgave kost, afhankelijk van de omvang van je administratie, gemiddeld 15 tot 45 minuten per tijdvak. Als je administratie goed op orde is en btw-nummers al gecontroleerd zijn, gaat het proces snel. De verwerking door de Belastingdienst is nagenoeg direct: je ontvangt vrijwel meteen een digitale ontvangstbevestiging. Er is geen wachttijd zoals bij sommige andere aanvragen. Je hoeft geen teruggave of beschikking af te wachten; de opgave is puur een informatieverplichting, geen betaalaangifte.

Veelgemaakte fouten

De meest voorkomende fout is het opgeven van een ongeldig of onjuist btw-identificatienummer van een afnemer. Controleer elk nummer vooraf via het VIES-systeem. Een tweede veelgemaakte fout is het niet indienen van de ICP-opgave terwijl er wel intracommunautaire leveringen zijn gedaan, bijvoorbeeld omdat men vergeet dat ook diensten met btw-verlegging opgegeven moeten worden. Ook worden driehoekstransacties regelmatig verkeerd of helemaal niet gemarkeerd. Verder vergeten ondernemers soms correcties van een eerder tijdvak mee te nemen, waardoor de opgave onvolledig blijft. Tot slot leidt een verkeerde valuta of het gebruik van een onjuiste wisselkoers tot fouten in de opgegeven bedragen. Gebruik altijd de koers per factuurdatum en vermeld bedragen in euro's.

Wat na afloop?

Nadat je de ICP-opgave hebt ingediend, bewaar je de ontvangstbevestiging samen met je btw-administratie. De wettelijke bewaartermijn voor jouw administratie, inclusief de ICP-opgaven en bijbehorende facturen, bedraagt zeven jaar. Controleer na indiening of je ook de bijbehorende btw-aangifte voor hetzelfde tijdvak hebt ingediend, want beide zijn apart verplicht. Als je achteraf een fout ontdekt in een eerder ingediende ICP-opgave, kun je een correctie indienen via hetzelfde portaal. Houd ook de drempel van 50.000 euro aan goederenleveringen per kwartaal in de gaten: overschrijd je die, dan moet je overstappen op maandelijkse indiening.