ICP-aangifte doen (intracommunautair)

Wanneer moet je ICP-aangifte doen (intracommunautair) doen?

Je bent verplicht ICP-aangifte te doen als je goederen levert aan ondernemers in andere EU-landen die beschikken over een geldig buitenlands btw-nummer, of als je bepaalde diensten verricht voor zulke ondernemers waarbij de btw verlegd is naar de afnemer. De ICP-aangifte wordt ingediend per kwartaal, uiterlijk op de laatste dag van de maand die volgt op het kwartaal waarover je aangifte doet. Voor het eerste kwartaal van 2026 is de uiterste inleverdatum dus 30 april 2026. Ondernemers met een maandaangifte voor de btw kunnen ook maandelijks ICP-aangifte doen. De aangifte loopt altijd synchroon met je btw-aangifteperiode.

Er gelden enkele specifieke situaties waarbij je extra moet opletten. Doe je uitsluitend diensten aan EU-ondernemers en geen goederenleveringen, dan ben je voor die diensten ook opgaveplichtig — mits de btw verlegd is. Heb je in een bepaald kwartaal geen intracommunautaire leveringen of diensten gedaan, dan hoef je geen nihilaangifte in te dienen voor de ICP; je ICP-verplichting vervalt dan eenvoudigweg voor die periode. Verkopen aan particulieren in andere EU-landen vallen niet onder de ICP-aangifte, maar mogelijk onder de OSS-regeling. Triangulaire handel, waarbij drie partijen uit verschillende EU-landen betrokken zijn, heeft eigen administratieve spelregels die je apart moet verwerken in de opgaaf.

Wat heb je nodig vooraf?

Voordat je de ICP-aangifte kunt invullen, verzamel je de volgende gegevens: het btw-identificatienummer van elke afnemer in het buitenland, het land van vestiging van elke afnemer, de totale waarde per afnemer van de geleverde goederen of verrichte diensten in het betreffende aangiftetijdvak, en een onderscheid tussen goederenleveringen en diensten. Zorg ook dat je eigen btw-nummer en inloggegevens voor de Belastingdienstportaal bij de hand hebt. Het is verstandig om de btw-nummers van je EU-afnemers vooraf te controleren via het VIES-systeem van de Europese Commissie, zodat je zeker weet dat je alleen geldige nummers opgeeft.

Het controleren en ordenen van je administratie kost meer tijd dan je misschien verwacht, zeker als je aan meerdere buitenlandse afnemers hebt geleverd. Zorg dat je boekhouding gedurende het kwartaal al bijhoudt welke facturen intracommunautair zijn en welk btw-nummer daarbij hoort. Veel boekhoudsoftware heeft een functie om intracommunautaire transacties te labelen en automatisch samen te vatten per afnemer. Maak hier gebruik van zodat je aan het einde van het kwartaal niet alsnog handmatig alle facturen hoeft door te spitten. Een goede administratieve inrichting aan het begin van het jaar bespaart je elk kwartaal aanzienlijk tijd.

Stappenplan: zo doe je het

Stap 1 — Controleer je btw-nummers via VIES. Ga naar het VIES-portaal van de Europese Commissie en valideer het btw-nummer van elke EU-afnemer waarvoor je aangifte doet. Noteer de uitkomst en bewaar een schermafdruk als bewijs. Gebruik alleen nummers die op het moment van levering geldig waren. Ongeldige nummers kunnen ertoe leiden dat je het nultarief niet mag toepassen en achteraf alsnog btw moet afdragen.

Stap 2 — Stel je overzicht per afnemer samen. Bereken per buitenlandse afnemer het totale bedrag aan intracommunautaire leveringen (goederen) en/of diensten in het aangiftetijdvak. Noteer daarbij het land en het btw-nummer. Splits goederen en diensten, want in de aangifte worden ze apart vermeld. Gebruik hiervoor je boekhoudsoftware of maak een gestructureerd overzicht in een spreadsheet.

Stap 3 — Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk. Ga naar het portaal van de Belastingdienst en log in met eHerkenning (minimaal betrouwbaarheidsniveau 2+). Navigeer naar het onderdeel ICP-opgaaf. Controleer of je de juiste aangifteperiode selecteert. Je kunt de aangifte ook laten indienen door je boekhouder of belastingadviseur via hun eigen inlogmiddelen, mits je hen daartoe hebt gemachtigd.

Stap 4 — Vul de ICP-aangifte in. Voer per afnemer het btw-identificatienummer in, selecteer het land, en vul de bedragen in voor goederen en/of diensten. Controleer of de totalen overeenkomen met je eigen administratie. Bij driehoekshandel geef je dit apart aan in de daarvoor bestemde rubriek. De Belastingdienst geeft gedetailleerde toelichting op de invulvelden via https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/btw_aangifte_doen_en_betalen/icp_opgaaf_doen/.

Stap 5 — Dien de aangifte in en bewaar de bevestiging. Verstuur de ingevulde ICP-aangifte digitaal via het portaal. Je ontvangt direct een bevestiging van ontvangst. Sla deze bevestiging op in je administratie samen met het overzicht dat je als basis hebt gebruikt. Controleer ook of de bedragen in je ICP-aangifte aansluiten op de desbetreffende rubrieken in je btw-aangifte over hetzelfde tijdvak, want de Belastingdienst vergelijkt beide.

Kosten en doorlooptijd

Het indienen van de ICP-aangifte zelf is gratis. De Belastingdienst rekent geen leges of kosten voor het verwerken van de opgaaf. Als je een boekhouder of belastingadviseur inschakelt om de aangifte voor je te verzorgen, betaal je uiteraard hun uurtarief. Afhankelijk van de complexiteit van je administratie en het aantal afnemers varieert dit in 2026 tussen de 50 en 150 euro per kwartaal voor een gemiddeld MKB-bedrijf. Verzuim je de aangifte op tijd in te dienen, dan kan de Belastingdienst een verzuimboete opleggen. De standaardboete bij te late indiening bedraagt in 2026 doorgaans 68 euro, maar kan hoger uitvallen bij herhaald verzuim.

De ICP-aangifte zelf is bij een goed voorbereide administratie doorgaans binnen 15 tot 30 minuten ingevuld en ingediend. De Belastingdienst verwerkt de aangifte automatisch; je hoeft hier niet op te wachten voordat je verdere stappen kunt zetten. Er is geen formele verwerkingstermijn waarbinnen jij iets terugkrijgt, tenzij er een discrepantie is met je btw-aangifte of met de gegevens die de belastingdienst van het andere EU-land ontvangt. In dat geval kan de Belastingdienst contact met je opnemen voor nadere toelichting, wat enkele weken tot maanden kan duren.

Veelgemaakte fouten

Een veelgemaakte fout is het opgeven van een ongeldig of verlopen btw-nummer van de afnemer. Dit is risicovol omdat je daarmee het nultarief niet hard kunt maken en alsnog btw verschuldigd kunt zijn. Controleer nummers altijd via VIES vóór indiening. Een andere veelgemaakte fout is het niet splitsen van goederenleveringen en diensten; beide hebben een eigen rubriek in de aangifte en worden door de Belastingdienst anders behandeld. Verder vergeten ondernemers soms dat de bedragen in de ICP-aangifte exclusief btw moeten zijn en moeten aansluiten op de bedragen die ze in hun btw-aangifte als intracommunautaire leveringen hebben opgegeven. Tot slot zien veel ondernemers over het hoofd dat de aangifte ook geldt voor bepaalde diensten, niet alleen voor de levering van goederen. Wie diensten verricht aan EU-ondernemers waarbij de btw verlegd is, moet die diensten ook vermelden in de ICP-opgaaf.

Wat na afloop?

Na het indienen van de ICP-aangifte bewaar je alle onderliggende stukken minimaal zeven jaar in je administratie. Dit geldt voor de facturen, de VIES-controles van de btw-nummers, het overzicht per afnemer en de ontvangstbevestiging van de aangifte. Zorg dat de bedragen in je ICP-aangifte elk kwartaal aansluiten op je btw-aangifte, want de Belastingdienst toetst dit automatisch. Als er wijzigingen nodig zijn na indiening, kun je een gecorrigeerde ICP-aangifte indienen. Het volgende kwartaal begint de cyclus opnieuw: houd je administratie gedurende het kwartaal bij en plan de indiening ruim voor de deadline in je agenda.