Boekhouding voor advocatenkantoren
Advocaat of jurist? Regel je derdengelden, urendeclaratie en kantoorboekhouding in één veilig systeem.
Waarom advocatenkantoren een apart boekhoudprogramma nodig hebben
Advocaten hebben te maken met derdengelden (Stichting Derdengelden), urendeclaraties, toevoegingen via de Raad voor Rechtsbijstand en kantoorkosten. Dat vraagt om gescheiden administraties en nauwkeurige registratie. JustRunBiz biedt dat in één beveiligd platform.
Herkenbaar?
Derdengelden en kantoorrekening gescheiden administreren is complex
Urendeclaraties per dossier handmatig bijhouden en factureren kost tijd
Toevoegingen van de Raad voor Rechtsbijstand apart verwerken
Geen realtime overzicht van onderhanden werk per dossier
Compliance-eisen (Wwft) vragen extra administratieve handelingen
Kantoorkosten toewijzen aan de juiste kostenplaats is foutgevoelig
Zo lost JustRunBiz het op
Boekhouding die voldoet aan de eisen van de advocatuur — zonder extra administratie.
Gescheiden administratie voor derdengelden en kantoorrekening. Altijd correct en controleerbaar.
Registreer uren per dossier en zet ze met één klik om in een declaratie.
Zie realtime hoeveel onderhanden werk er uitstaat per dossier en per advocaat.
Toevoegingen van de Raad voor Rechtsbijstand correct verwerkt in je boekhouding.
Wijs kantoorkosten toe aan kostenplaatsen of maatschapleden. Automatisch verdeeld.
Diensten en toevoegingen correct verwerkt. BTW-aangifte in 5 minuten.
Hoe andere advocatenkantoren JustRunBiz gebruiken
Advocaat-ondernemer
Eenpitter die uren declareert, derdengelden beheert en zijn eigen boekhouding doet.
Klein kantoor
Meerdere advocaten met gedeelde kantoorkosten en individuele dossieradministratie.
Maatschap
Winstverdeling, kostenplaatsen en derdengelden voor meerdere maten.
Alle modules die je nodig hebt — inbegrepen
Geen extra kosten per module. Alles zit in je abonnement.
Waarom advocatenkantoren overstappen naar JustRunBiz
Alle modules inbegrepen. Altijd opzegbaar.
Altijd weten hoeveel er uitstaat per dossier.
Geregistreerde uren direct omzetten in een factuur.
Veelgestelde vragen
Boekhouding die past bij de advocatuur
Start gratis met derdengelden, urendeclaratie en BTW. Alle modules inbegrepen.
Branche-specifieke informatie
Als advocaat combineer je een strak urendiscipline met een complexe financiële structuur die weinig andere beroepsgroepen kennen: van derdengeldrekeningen en kantoorvennootschappen tot variabele declarabele uren en kantoorkosten die soms door meerdere entiteiten worden gedeeld. De Nederlandse advocatuur is gebonden aan de Advocatenwet, de Verordening op de advocatuur en strenge regels van de Nederlandse orde van advocaten (NOvA). Juist die combinatie van tuchtrechtelijke eisen, kantoorkosten, vertrouwelijkheidsverplichtingen en btw-vrijstellingen maakt boekhouding voor advocaten een vak apart dat vraagt om een boekhoudmodule die deze nuances begrijpt.
Derdengelden correct verwerken: een dagelijkse praktijksituatie voor de advocaat
Elke advocaat die gelden ontvangt of betaalt namens cliënten, is verplicht gebruik te maken van een stichting derdengelden conform artikel 6.19 van de Verordening op de advocatuur. In de praktijk betekent dit dat binnenkomende bedragen op de derdengeldenrekening strikt gescheiden moeten worden van de kantoorrekening. Een boekhoudmodule die hier niet specifiek op is ingericht, maakt het vrijwel onmogelijk om een heldere audit trail te bewaren. Stel dat je als letselschadeadvocaat een schadevergoeding van 85.000 euro ontvangt voor een cliënt: dit bedrag mag nooit zichtbaar zijn als kantooromzet, maar moet traceerbaar zijn als doorgangsgeld met bijbehorende verantwoording naar de cliënt en eventueel de deken bij een klachtprocedure.
Met een goed ingerichte boekhoudmodule leg je per dossier vast welke bedragen zijn ontvangen, welke zijn doorbetaald en welk saldo op de derdengeldenrekening resteert. Dit is niet alleen boekhoudkundig verplicht, maar ook essentieel bij een kantoorbezoek van de deken of bij een eventuele aansprakelijkheidsclaim via je beroepsaansprakelijkheidsverzekering. De meeste advocatenkantoren werken met een combinatie van declaratiesoftware en een externe boekhoudtool, maar als die twee systemen niet goed communiceren, ontstaan gevaarlijke blinde vlekken in de verantwoording van derdengelden.
De btw-positie van de advocaat: de meest gemaakte valkuil in de kantoorboekhouding
Advocaten rekenen 21% btw over hun diensten aan particuliere cliënten en Nederlandse bedrijven. Bij grensoverschrijdende dienstverlening aan btw-plichtige ondernemingen in andere EU-lidstaten geldt de verleggingsregeling: de btw wordt verlegd naar de afnemer en je stuurt een factuur zonder Nederlandse btw, maar met de vermelding 'btw verlegd' en het btw-identificatienummer van de cliënt. Dit klinkt eenvoudig, maar in de praktijk gaat het regelmatig mis wanneer een kantoor zowel particuliere als zakelijke internationale cliënten bedient. Een verkeerd ingestelde boekhoudmodule boekt alle uitgaande facturen automatisch met 21% btw, wat bij een btw-controle kan leiden tot naheffingen en boetes.
Een tweede valkuil is de situatie waarbij een advocatenkantoor deels vrijgestelde activiteiten verricht, bijvoorbeeld als mediator of als bestuurder van een rechtspersoon. In dat geval is er sprake van een gemengde btw-positie en geldt een pro-rataberekening voor de aftrek van voorbelasting. De boekhoudmodule moet in staat zijn om per kostenpost bij te houden welk percentage aftrekbaar is. Advocaten die ook strafrechtelijk werk doen op basis van een toevoeging via de Raad voor Rechtsbijstand, ontvangen vergoedingen die eveneens btw-plichtig zijn maar waarbij de eindafrekening na puntenvaststelling tot correctieboekingen leidt die apart geregistreerd moeten worden.
Financiële kengetallen voor advocatenkantoren in 2026
Uit sectordata van de NOvA en brancheorganisaties blijkt dat het gemiddelde uurtarief voor advocaten in Nederland in 2026 ligt tussen de 180 en 380 euro exclusief btw, afhankelijk van specialisatie en kantoorgrootte. Grote advocatenkantoren in de Zuidas hanteren tarieven tot 650 euro per uur voor senior partners. De declarabiliteitsgraad, het percentage van gewerkte uren dat daadwerkelijk aan cliënten in rekening wordt gebracht, bedraagt gemiddeld 62 tot 68% voor zelfstandige advocaten en kleine maatschappen. Dit betekent dat een significant deel van de uren opgaat aan niet-declarabel kantoorwerk, marketing en opleiding, kosten die volledig ten laste van de kantoorexploitatie komen en dus goed gevolgd moeten worden in de boekhouding.
De sociale lasten voor advocaten in loondienst bij een kantoor volgen geen sectorspecifieke CAO, maar vallen onder de algemene arbeidsrechtelijke regelgeving. Advocaten met eigen kantoor (eenmanszaak of maatschap) betalen in 2026 een arbeidsongeschiktheidspremie via de beroepsaansprakelijkheidsverzekering en zijn zelf verantwoordelijk voor pensioenopbouw. De beroepsaansprakelijkheidsverzekering, verplicht gesteld door artikel 6.29 van de Verordening op de advocatuur, heeft een minimale dekking van 500.000 euro per aanspraak. Deze jaarpremie, die voor een gemiddeld kantoor uitkomt tussen de 2.500 en 8.000 euro afhankelijk van specialisatie en omzet, is volledig aftrekbaar als bedrijfskosten en moet als zodanig juist worden gecategoriseerd.
Praktische workflow: van urenregistratie tot definitieve cliëntfactuur
Een efficiënte boekhoudworkflow voor een advocaat begint bij realtime urenregistratie per dossier. Elke dag noteer je de bestede uren per zaak, inclusief de activiteitencode (overleg, processtuk opstellen, correspondentie, zitting bijwonen). Aan het einde van de maand of bij dossiersluiting exporteer je de urenadministratie naar de boekhoudmodule, die automatisch een conceptfactuur aanmaakt op basis van het afgesproken uurtarief of de vaste prijs per zaak. De module controleert of het correcte btw-regime is toegepast op basis van het cliëntprofiel (particulier, Nederlands bedrijf of EU-ondernemer met verlegging) en koppelt de factuur aan het juiste grootboekrekening. Betaalt de cliënt via een voorschot dat al op de derdengeldenrekening staat? Dan verrekent de module het voorschot automatisch met de eindfactuur, waarna een helder mutatieoverzicht per dossier beschikbaar is voor de kantooradministratie en desgevraagd voor de deken.
Samenvatting
Boekhouding voor advocaten vereist een specifieke aanpak die verder gaat dan standaard MKB-administratie. Derdengeldenbeheer, complexe btw-posities bij internationale cliënten, verleggingsregelingen, toevoegingsvergoedingen en verplichte beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen maken de financiële administratie technisch veeleisend. Met een boekhoudmodule die op deze sectorspecifieke situaties is ingericht, behoud je grip op declarabiliteit, voldoe je aan de eisen van de NOvA en ben je altijd klaar voor een dekenbezoek of btw-controle.
Branche-specifieke vragen
Moet ik als advocaat een aparte boekhoudadministratie bijhouden voor mijn stichting derdengelden?▼
Ja, de stichting derdengelden heeft een volledig eigen juridische entiteit en vereist een afzonderlijke boekhouding. De stichting heeft een eigen kvk-inschrijving, een eigen bankrekening en moet jaarlijks een accountantsverklaring of bestuursverslag opstellen. De boekhoudmodule van je kantoor kan transacties registreren die betrekking hebben op derdengelden, maar de formele boekhouding van de stichting zelf vereist een aparte administratie die niet wordt gecombineerd met de kantooromzet.
Hoe verwerk ik een toevoegingsvergoeding van de Raad voor Rechtsbijstand correct in mijn boekhouding?▼
Een toevoegingsvergoeding is een btw-belaste vergoeding die je ontvangt op basis van het puntenstelsel van de Raad voor Rechtsbijstand. Nadat de raad de definitieve punten heeft vastgesteld, ontvang je een eindafrekening die kan afwijken van eerder ontvangen voorschotten. In de boekhouding verwerk je het voorschot als een voorlopige opbrengst en boek je bij de eindafrekening een correctieboeking op hetzelfde grootboekrekening, inclusief de bijbehorende btw-aanpassing.
Wat is het btw-tarief dat ik toepas als ik een Duits bedrijf juridisch adviseer vanuit Nederland?▼
Als je een btw-plichtige ondernemer in een andere EU-lidstaat adviseert, pas je de verleggingsregeling toe. Je stuurt een factuur zonder Nederlandse btw, vermeldt het btw-identificatienummer van de Duitse cliënt en voegt de tekst 'btw verlegd' toe. De dienst geef je aan in je btw-aangifte als intracommunautaire dienst (rubriek 3b) en in de opgaaf intracommunautaire prestaties. De Duitse cliënt berekent en betaalt de btw in eigen land.
Is de beroepsaansprakelijkheidsverzekering volledig aftrekbaar als kantoorkosten?▼
Ja, de verplichte beroepsaansprakelijkheidsverzekering die je afsluit conform artikel 6.29 van de Verordening op de advocatuur is volledig aftrekbaar als zakelijke kostenpost. Dit geldt zowel voor advocaten met een eenmanszaak als voor vennoten in een maatschap of aandeelhouders in een B.V.-structuur. Zorg er wel voor dat de polis op naam van de praktijkrechtspersoon staat als je via een B.V. werkt, zodat de aftrek onweerlegbaar zakelijk is.
Hoe houd ik de declarabiliteitsgraad bij per advocaat in een kleine maatschap?▼
De declarabiliteitsgraad bereken je door het aantal declarabele uren te delen door het totaal aantal gewerkte uren per periode, uitgedrukt als percentage. In een kleine maatschap koppel je de urenregistratie per advocaat aan de boekhoudmodule, zodat je maandelijks een overzicht genereert. Een declarabiliteitsgraad onder de 60% is een vroeg signaal van te veel niet-declarabel werk of inefficiënte dossiervoering en geeft aanleiding tot bijsturing in de werkplanning.