Kilometervergoeding
Een kilometervergoeding is een belastingvrije vergoeding die je als werkgever aan medewerkers kunt betalen wanneer zij met hun privévoertuig zakelijke kilometers rijden. Voor MKB-ondernemers is het een praktische manier om reiskosten eerlijk te compenseren zonder ingewikkelde leaseconstructies. Omdat de Belastingdienst een vaste maximumnorm hanteert, weet je precies waar je aan toe bent qua administratie en fiscale gevolgen.
Wat is Kilometervergoeding?
Een kilometervergoeding is een bedrag dat je aan een werknemer of aan jezelf als ondernemer uitkeert voor het gebruik van een privévoertuig voor zakelijke doeleinden. De Belastingdienst stelt jaarlijks een maximumbedrag vast dat belastingvrij vergoed mag worden. In 2024 bedraagt dit maximumbedrag 0,23 euro per zakelijke kilometer. Zolang je binnen dit bedrag blijft, hoeft de medewerker geen belasting te betalen over de vergoeding en mag jij het als zakelijke kostenpost aftrekken.
De vergoeding is van toepassing op alle soorten privévoertuigen, dus niet alleen de auto, maar ook de fiets, motor of scooter. Woon-werkverkeer valt in principe ook onder de kilometervergoeding, al gelden daarvoor in sommige situaties andere regels afhankelijk van de arbeidsovereenkomst en het reiskostenbeleid dat je als werkgever hanteert. Het is verstandig dit schriftelijk vast te leggen in een reiskostenreglement zodat beide partijen precies weten waar ze aan toe zijn.
Hoe werkt Kilometervergoeding in de praktijk?
In de praktijk houdt een medewerker een rittenregistratie bij, waaruit blijkt hoeveel zakelijke kilometers er gereden zijn. Op basis van dit overzicht bereken je het uit te betalen bedrag door het aantal kilometers te vermenigvuldigen met het vaste tarief. De vergoeding wordt daarna doorgaans via de salarisadministratie verwerkt als onkostenvergoeding. Moderne boekhoudsoftware heeft hiervoor vaak een aparte module, waarmee je declaraties snel kunt verwerken en koppelen aan de juiste kostenpost.
Wil je meer vergoeden dan het belastingvrije maximum van 0,23 euro per kilometer, dan is het meerdere belast loon voor de medewerker. Je kunt dit bedrag dan via de werkkostenregeling (WKR) onderbrengen in de vrije ruimte, maar let op: de vrije ruimte is beperkt. Overschrijd je die, dan betaal je als werkgever 80 procent eindheffing over het meerdere. Het loont dus om de kilometervergoeding goed af te stemmen op je totale reiskostenbeleid en de beschikbare vrije ruimte in de WKR.
Waarom is Kilometervergoeding belangrijk?
Een duidelijke en correcte kilometervergoeding is om meerdere redenen belangrijk voor een MKB-onderneming. Ten eerste zorgt het voor eerlijke compensatie van medewerkers die hun privévoertuig inzetten voor het werk, wat bijdraagt aan medewerkerstevredenheid en duidelijkheid. Ten tweede helpt een goed gedocumenteerde regeling problemen met de Belastingdienst te voorkomen, want ontbrekende of onjuiste rittenregistraties kunnen leiden tot naheffingen. Ten derde kan een transparant reiskostenbeleid helpen bij het aantrekken en behouden van medewerkers, zeker wanneer een leaseauto financieel of organisatorisch niet haalbaar is.
Samenvatting
Een kilometervergoeding van maximaal 0,23 euro per zakelijke kilometer is belastingvrij voor zowel werkgever als werknemer. Zorg voor een schriftelijk reiskostenbeleid en een deugdelijke rittenregistratie om discussies met de Belastingdienst te voorkomen. Wil je meer vergoeden, houd dan rekening met de grenzen van de werkkostenregeling. Een heldere regeling bespaart administratieve rompslomp en zorgt voor tevreden medewerkers.
Klaar om met hr & personeel aan de slag te gaan?
JustRunBiz biedt hr & personeel als één van de modules in het complete platform. 30 dagen gratis proberen — alle modules inbegrepen.
Gratis proberen