Factuurdatum

Wat is Factuurdatum?

De factuurdatum is de datum waarop een factuur officieel wordt opgesteld en verstuurd aan de klant of opdrachtgever. In de Nederlandse wet- en regelgeving, en specifiek in de Wet op de omzetbelasting, is de factuurdatum een verplicht gegeven op elke factuur. Het is de startdatum van de administratieve verwerking van een transactie en vormt de basis voor zowel de debiteurenregistratie als de btw-aangifte. Zonder een duidelijke factuurdatum voldoet een factuur niet aan de wettelijke eisen.

Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen de factuurdatum en verwante begrippen zoals de leverdatum of de boekingsdatum. De leverdatum is het moment waarop goederen of diensten daadwerkelijk zijn geleverd, terwijl de boekingsdatum aangeeft wanneer een transactie in de boekhouding wordt vastgelegd. Deze drie datums kunnen samenvallen, maar dat hoeft niet. In de meeste gevallen geldt de factuurdatum als leidend voor de btw-aangifte, tenzij er sprake is van een vooruitbetaling of een andere bijzondere situatie.

Hoe werkt Factuurdatum in de praktijk?

Stel dat je op 28 juni een opdracht afrondt en dezelfde dag de factuur verstuurt. De factuurdatum is dan 28 juni. De btw die op deze factuur staat vermeld, valt in het tweede kwartaal en moet worden opgenomen in de btw-aangifte over dat kwartaal. Als je de factuur pas op 3 juli verstuurt, verschuift de btw-verplichting naar het derde kwartaal. Dit heeft directe gevolgen voor je kasstroomplanning en de timing van je belastingbetalingen. Het is dus verstandig om facturen tijdig en consequent te dateren.

In de praktijk verwerkt boekhoudsoftware de factuurdatum automatisch als je een factuur aanmaakt. Toch is het jouw verantwoordelijkheid om te controleren of de datum correct is, zeker bij handmatig ingevoerde facturen of bij facturen die je achteraf aanpast. Bij creditnota's of correctiefacturen gebruik je doorgaans de datum van de correctie, niet de datum van de originele factuur. Sommige branches, zoals de bouw of zakelijke dienstverlening, werken met langlopende projecten waarbij de factuurdatum extra aandacht vraagt vanwege gedeeltelijke leveringen.

Waarom is Factuurdatum belangrijk?

De factuurdatum heeft directe juridische en fiscale gevolgen. Ten eerste bepaalt het de betalingstermijn: als je een betalingstermijn van 30 dagen hanteert, gaat die termijn in op de factuurdatum. Ten tweede bepaalt het in welk btw-tijdvak een factuur valt, wat invloed heeft op je aangifte en mogelijke boetes bij te late afdracht. Ten derde is de factuurdatum relevant voor je debiteurenadministratie en voor het beoordelen van openstaande posten. Een onjuiste of ontbrekende factuurdatum kan bij een boekenonderzoek van de Belastingdienst leiden tot correcties en naheffingen.