eHerkenning aanvragen

Wanneer moet je eHerkenning aanvragen?

Bedrijven die digitaal zaken doen met de overheid zijn in de meeste gevallen verplicht om eHerkenning te hebben. Dit geldt in ieder geval als je belastingaangifte wilt doen via Mijn Belastingdienst Zakelijk, loonaangifte indient bij de Belastingdienst, gebruik maakt van het werkgeversportaal van UWV, of voertuigen registreert via het portaal van de RDW. Het benodigde betrouwbaarheidsniveau verschilt per dienst, maar voor de genoemde overheidsportalen geldt doorgaans minimaal niveau EH3. Vraag je eHerkenning op tijd aan, zodat je niet tegen gesloten digitale deuren aanloopt op het moment dat je een aangifte of melding moet doen.

Er zijn situaties waarbij je eHerkenning niet zelf hoeft aan te vragen. Zo kan een externe accountant of administratiekantoor namens jou handelen als hij of zij gemachtigd is via het eHerkenning-machtigingensysteem. Ook eenmanszaken zonder personeel kunnen in bepaalde gevallen met DigiD inloggen bij sommige diensten, maar dit is afhankelijk van de specifieke dienst en wordt steeds vaker uitgefaseerd. Controleer daarom altijd bij de betreffende instantie welk inlogmiddel vereist is, zodat je niet voor verrassingen komt te staan op een cruciaal moment.

Wat heb je nodig vooraf?

Voordat je de aanvraag start, verzamel je de volgende informatie en documenten. Ten eerste heb je het KvK-nummer van je onderneming nodig. Daarnaast moet je kunnen aantonen dat je bevoegd bent om namens de onderneming te tekenen, wat doorgaans blijkt uit de KvK-inschrijving. Je hebt ook een geldig identiteitsbewijs nodig, zoals een paspoort of identiteitskaart. Verder heb je een zakelijk e-mailadres nodig en in veel gevallen een mobiel telefoonnummer voor tweefactorauthenticatie. Zorg dat deze gegevens actueel zijn in het KvK-register voordat je de aanvraag doet, anders kan de herkenningsleverancier je aanvraag vertragen of afwijzen.

Een onderdeel dat vaak wordt onderschat is het kiezen van de juiste herkenningsleverancier. eHerkenning wordt niet door de overheid zelf uitgegeven, maar door erkende private leveranciers die zijn goedgekeurd door Logius. Je moet dus een leverancier kiezen, een contract met hem aangaan en de aanvraag via zijn portaal indienen. Het vergelijken van leveranciers en het afsluiten van een overeenkomst kost tijd. Reken erop dat je hier minimaal een paar werkdagen voor nodig hebt. Bekijk de lijst met erkende leveranciers op de officiële website van Logius via https://www.eherkenning.nl/aanvragen/ voordat je begint.

Stappenplan: zo doe je het

Stap 1 — Bepaal welk betrouwbaarheidsniveau je nodig hebt. eHerkenning kent vier niveaus: EH1, EH2, EH2+, EH3 en EH4. Voor de Belastingdienst en UWV is EH3 verplicht. Controleer dit bij de dienst waarvoor je eHerkenning wilt gebruiken, zodat je niet een te laag niveau aanvraagt en later opnieuw moet aanvragen. Dit voorkomt onnodige kosten en vertraging.

Stap 2 — Kies een erkende herkenningsleverancier. Ga naar https://www.eherkenning.nl/aanvragen/ en bekijk de lijst met goedgekeurde leveranciers. Vergelijk de prijzen, klantenservice en gebruiksgemak. Let ook op of de leverancier het benodigde betrouwbaarheidsniveau aanbiedt. Kies een leverancier en maak een account aan op zijn platform om het aanvraagproces te starten.

Stap 3 — Vul de aanvraag in bij de gekozen leverancier. Je vult hier onder meer je KvK-nummer, bedrijfsnaam, persoonsgegevens en contactinformatie in. Zorg dat je gegevens exact overeenkomen met de KvK-inschrijving. Onjuistheden leiden tot afwijzing of vertraging. Upload het gevraagde identiteitsbewijs en bevestig je e-mailadres via de activatielink die je ontvangt.

Stap 4 — Doorloop de identiteitsverificatie. De meeste leveranciers vereisen een eenmalige verificatie van jouw identiteit. Dit kan online via een video-identificatieprocedure of via een app, maar soms ook fysiek of per post. Volg de instructies van jouw gekozen leverancier nauwkeurig op. Deze stap bepaalt mede de doorlooptijd van je aanvraag.

Stap 5 — Activeer je eHerkenning-middel en test het. Na goedkeuring ontvang je jouw inlogmiddel, doorgaans via een app of een combinatie van gebruikersnaam, wachtwoord en sms-code. Activeer het middel volgens de handleiding van de leverancier. Log vervolgens in bij de betreffende overheidsinstantie, bijvoorbeeld via Mijn Belastingdienst Zakelijk, om te controleren of alles correct werkt. Sla je inloggegevens veilig op.

Kosten en doorlooptijd

eHerkenning is niet gratis. Je betaalt jaarlijks een bedrag aan de erkende leverancier voor het gebruik van het inlogmiddel. In 2026 liggen de kosten voor een eHerkenning-middel op niveau EH3 doorgaans tussen de 25 en 60 euro per jaar, afhankelijk van de leverancier en het gekozen pakket. Sommige leveranciers rekenen ook eenmalige aansluit- of verificatiekosten. De overheid zelf brengt geen kosten in rekening. Vergelijk de tarieven van meerdere leveranciers via https://www.eherkenning.nl/aanvragen/ voordat je een keuze maakt, want de prijsverschillen kunnen aanzienlijk zijn.

De doorlooptijd van een eHerkenning-aanvraag bedraagt in de meeste gevallen twee tot vijf werkdagen, mits je alle documenten correct en volledig aanlevert. De identiteitsverificatie is vaak het tijdrovende onderdeel. Kies je voor een online videoverificatie, dan gaat dit doorgaans sneller dan een verificatie per post. Houd rekening met extra wachttijd bij grote drukte, bijvoorbeeld rond belastingdeadlines. Vraag eHerkenning daarom ruim op tijd aan, bij voorkeur minimaal twee weken voor het moment waarop je het nodig hebt.

Veelgemaakte fouten

Een veelgemaakte fout is het aanvragen van een te laag betrouwbaarheidsniveau. Veel ondernemers vragen EH2 aan, terwijl de Belastingdienst en UWV EH3 verplicht stellen. Je kunt dan niet inloggen en moet een nieuwe aanvraag doen, wat extra kosten en tijdverlies oplevert. Een andere fout is dat de persoonsgegevens in de aanvraag niet overeenkomen met de KvK-inschrijving, waardoor de aanvraag wordt afgewezen. Controleer ook of de juiste persoon de aanvraag doet: alleen iemand die bevoegd is namens de onderneming te handelen, kan eHerkenning aanvragen. Heeft een andere medewerker eHerkenning nodig? Dan moet je een machtiging aanmaken via het machtigingenregister, wat een apart proces is. Begin daar niet te laat mee.

Wat na afloop?

eHerkenning heeft een geldigheidsduur die afhankelijk is van de leverancier en het gekozen abonnement, doorgaans één tot drie jaar. Zorg dat je op tijd verlengt, want een verlopen middel betekent dat je niet meer kunt inloggen bij overheidsinstanties. Stel een herinnering in ruim voor de verloopdatum. Als je medewerkers namens jouw bedrijf moeten kunnen inloggen bij overheidsportalen, regel dan tijdig machtigingen via het eHerkenning-machtigingenregister. Wijzigt jouw KvK-inschrijving, bijvoorbeeld door een naamswijziging of adreswijziging? Geef dit dan ook door aan jouw herkenningsleverancier om problemen bij toekomstige verificaties te voorkomen.