Hoe lang duurt het voordat ik mijn BTW-nummer ontvang?

Na je KvK-inschrijving stuurt de Belastingdienst je BTW-nummer doorgaans binnen twee tot vier weken per post. In drukke periodes kan het langer duren. Je kunt de status controleren via Mijn Belastingdienst of bellen met het ondernemersnummer 0800-0543.

Wat is het verschil tussen een OB-nummer en een BTW-id?

Het omzetbelastingnummer (OB-nummer) is je interne nummer bij de Belastingdienst, voor aangiftes en communicatie. Het BTW-identificatienummer (BTW-id) is je externe nummer voor facturen en zakelijke communicatie. Bij eenmanszaken zijn dit sinds 2020 twee verschillende nummers; bij bv's zijn ze doorgaans identiek.

Moet een ZZP'er altijd BTW-aangifte doen?

Ja, tenzij je deelneemt aan de kleineondernemersregeling (KOR) of uitsluitend vrijgestelde prestaties verricht. Bij de KOR (omzet tot 20.000 euro per jaar) hoef je geen BTW in rekening te brengen en geen aangifte te doen, maar kun je ook geen BTW aftrekken op zakelijke kosten.

BTW-nummer aanvragen: stappenplan, kosten en timeline

Wanneer ben je BTW-plichtig?

In Nederland ben je BTW-plichtig als je zelfstandig een bedrijf of beroep uitoefent en daarmee goederen levert of diensten verricht. Dit geldt voor eenmanszaken, vennootschappen onder firma (vof), besloten vennootschappen (bv) en andere rechtsvormen. Het maakt niet uit of je voltijd of parttime ondernemer bent: zelfs een bijbaan als freelancer maakt je in principe BTW-plichtig.

Er zijn uitzonderingen. Sommige prestaties zijn vrijgesteld van BTW op grond van artikel 11 van de Wet op de omzetbelasting. Dit geldt onder meer voor medische diensten (artsen, tandartsen, fysiotherapeuten), onderwijs (erkende onderwijsinstellingen), financiële diensten (banken, verzekeraars), sociaal-cultureel werk en de verhuur van onroerend goed. Als al je prestaties zijn vrijgesteld, hoef je geen BTW-aangifte te doen maar ben je wel BTW-plichtig.

Daarnaast is er de kleineondernemersregeling (KOR). Als je verwacht dat je omzet niet meer dan 20.000 euro per kalenderjaar bedraagt, kun je je aanmelden voor de KOR. Je bent dan vrijgesteld van het doen van BTW-aangifte en het in rekening brengen van BTW. Je hebt dan wel een omzetbelastingnummer, maar hoeft het in de praktijk niet actief te gebruiken. Let op: bij de KOR kun je ook geen BTW op zakelijke inkopen aftrekken.

Als je twijfelt of je BTW-plichtig bent, neem dan contact op met de Belastingdienst of een belastingadviseur. Het niet aanmelden terwijl je wel BTW-plichtig bent, kan leiden tot naheffingsaanslagen en boetes. Beter te vroeg aanmelden dan te laat.

BTW-nummer aanvragen via KvK-inschrijving

In Nederland verloopt de aanvraag van een BTW-nummer automatisch via je inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK). Als je je onderneming inschrijft bij de KvK, worden je gegevens automatisch doorgestuurd naar de Belastingdienst. De Belastingdienst beoordeelt vervolgens of je als ondernemer voor de omzetbelasting wordt aangemerkt en kent je een omzetbelastingnummer toe.

Het inschrijfproces bij de KvK gaat als volgt. Je maakt online een afspraak op kvk.nl en vult het inschrijfformulier digitaal in. Bij de afspraak neem je een geldig identiteitsbewijs mee. De inschrijving kost eenmalig 75,09 euro (tarief 2026). Na inschrijving ontvang je direct je KvK-nummer. De Belastingdienst ontvangt je gegevens automatisch en stuurt je binnen twee tot vier weken een brief met je omzetbelastingnummer en BTW-identificatienummer.

In sommige gevallen neemt de Belastingdienst contact op voor aanvullende vragen voordat ze je BTW-nummer toekennen. Dit kan voorkomen als je activiteiten onduidelijk zijn, als je vanuit huis werkt of als je in een sector zit met verhoogd risico op fraude. De Belastingdienst kan vragen om een beschrijving van je activiteiten, een schatting van je omzet en kosten, of bewijs van je eerste opdrachten.

Als je al ingeschreven staat bij de KvK maar nog geen BTW-nummer hebt ontvangen, kun je de Belastingdienst bellen via het ondernemersnummer (0800-0543). Soms duurt de verwerking langer dan verwacht, met name in drukke periodes als januari (veel nieuwe inschrijvingen). Je kunt ook het BTW-nummer opvragen via je Mijn Belastingdienst-portaal zodra het is toegekend.

Omzetbelastingnummer vs. BTW-identificatienummer

Veel ondernemers raken in de war door de twee verschillende nummers die ze van de Belastingdienst ontvangen. Het omzetbelastingnummer (OB-nummer) is je interne nummer bij de Belastingdienst. Het heeft het format: NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers (bijvoorbeeld NL123456789B01). Dit nummer gebruik je op je BTW-aangifte en in de communicatie met de Belastingdienst.

Het BTW-identificatienummer (BTW-id) is je externe nummer dat je vermeldt op facturen, je website en andere externe communicatie. Sinds 1 januari 2020 hebben alle eenmanszaken een nieuw BTW-id gekregen dat niet meer is gebaseerd op het burgerservicenummer (BSN). Dit was een privacymaatregel. Het BTW-id heeft hetzelfde format als het OB-nummer maar kan een ander nummer zijn.

Voor bv's, vof's en andere rechtsvormen zijn het OB-nummer en het BTW-id in de meeste gevallen identiek. Het onderscheid is vooral relevant voor eenmanszaken en ZZP'ers. Op je facturen vermeld je altijd je BTW-id (niet je OB-nummer). Op je BTW-aangifte gebruik je je OB-nummer. Als je twijfelt welk nummer je moet gebruiken, controleer dan de brief die je van de Belastingdienst hebt ontvangen bij de toekenning.

Je BTW-id is openbaar en controleerbaar via het VIES-systeem (VAT Information Exchange System) van de Europese Commissie. Zakenpartners uit andere EU-landen kunnen via VIES controleren of je BTW-id geldig is. Dit is verplicht bij intracommunautaire transacties: als je goederen levert aan een ondernemer in een ander EU-land met het nultarief, moet je het BTW-id van je afnemer verifieren via VIES.

Het intracommunautaire BTW-nummer

Als je zaken doet met bedrijven in andere EU-landen, heb je te maken met intracommunautaire leveringen en diensten. Bij intracommunautaire leveringen van goederen aan BTW-plichtige afnemers in andere EU-landen mag je het nultarief toepassen, mits je het BTW-id van je afnemer verifieert en de levering kunt bewijzen. Je vermeldt deze leveringen in de aangifte en in de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP).

Voor diensten aan ondernemers in andere EU-landen geldt in veel gevallen de verleggingsregeling. Dit betekent dat niet jij, maar je afnemer de BTW moet aangeven en afdragen in zijn eigen land. Op je factuur vermeld je dan 0% BTW met de vermelding "BTW verlegd" en het BTW-id van je afnemer. Dit geldt voor de meeste B2B-diensten, maar er zijn uitzonderingen voor onder meer onroerend goed-gerelateerde diensten, evenementen en personenvervoer.

De opgaaf ICP is een verplichte maandelijkse of kwartaalrapportage aan de Belastingdienst waarin je alle intracommunautaire leveringen en diensten vermeldt per afnemer. Je vermeldt het BTW-id van de afnemer en het totaalbedrag. Deze gegevens worden uitgewisseld tussen de belastingdiensten van de EU-landen om BTW-fraude (zoals carrouselfraude) te bestrijden.

Als je als Nederlandse ondernemer goederen koopt van een leverancier in een ander EU-land (intracommunautaire verwerving), moet je de BTW zelf aangeven via de verleggingsregeling. Je geeft het bedrag aan in je BTW-aangifte als "verwervingen uit EU-landen" en berekent de Nederlandse BTW. Deze BTW draag je af maar mag je tegelijkertijd als voorbelasting aftrekken, waardoor het per saldo niets kost (mits je volledig recht op aftrek hebt).

De kleineondernemersregeling (KOR)

De kleineondernemersregeling (KOR) is een vrijstellingsregeling voor ondernemers met een omzet van maximaal 20.000 euro per kalenderjaar. Als je deelneemt aan de KOR, hoef je geen BTW in rekening te brengen aan je klanten, geen BTW-aangifte te doen en geen BTW-administratie bij te houden. Je hebt dan effectief geen actief BTW-nummer, hoewel het nummer formeel blijft bestaan.

Aanmelden voor de KOR doe je via het formulier op de website van de Belastingdienst. Je kunt je aanmelden per 1 januari of per de eerste dag van het volgende kwartaal na je aanmelding. Na aanmelding geldt de regeling voor minimaal drie jaar. Dit betekent dat je niet zomaar tussentijds kunt uitstappen als je merkt dat de KOR nadelig voor je uitpakt.

De KOR heeft nadelen die je goed moet overwegen. Je kunt geen BTW aftrekken op zakelijke inkopen. Als je veel investeert in apparatuur, software, voorraad of kantoorinrichting, kan de gederfde BTW-aftrek hoger zijn dan de administratieve besparing. Daarnaast is er een drempelrisico: als je omzet onverwacht boven de 20.000 euro uitkomt, moet je met terugwerkende kracht BTW berekenen over je volledige omzet van dat jaar.

Voor wie is de KOR geschikt? Vooral voor dienstverleners met lage kosten en een omzet ruim onder de 20.000 euro. Denk aan een parttime bijlesleraar, een hobbyverkoper of een gepensioneerde consultant. Als je ambitieuze groeiplannen hebt of veel zakelijke kosten maakt, is het meestal voordeliger om de KOR niet toe te passen en de BTW-aftrek te benutten.

Wijzigingen doorgeven en BTW-nummer stopzetten

Als je bedrijfsgegevens wijzigen, moet je dit doorgeven aan zowel de KvK als de Belastingdienst. Wijzigingen die je via de KvK doorgeeft (adreswijziging, activiteitenwijziging, rechtsvormwijziging) worden automatisch doorgestuurd naar de Belastingdienst. Specifieke fiscale wijzigingen (zoals de frequentie van je BTW-aangifte) regel je rechtstreeks bij de Belastingdienst.

Als je je bedrijf beëindigt, moet je dit doorgeven aan de KvK. De uitschrijving wordt automatisch gemeld aan de Belastingdienst. Je ontvangt vervolgens nog een laatste BTW-aangifte over de periode tot aan de beëindiging. Vergeet niet om eventuele BTW over voorraad, bedrijfsmiddelen en openstaande debiteuren af te handelen in je laatste aangifte. De Belastingdienst heft een zogenoemde btw-heffing over het privégebruik van bedrijfsgoederen bij staking.

Bij een rechtsvormwijziging (bijvoorbeeld van eenmanszaak naar bv) krijg je een nieuw BTW-nummer. De bv is een aparte juridische entiteit en krijgt daarom een eigen omzetbelastingnummer en BTW-id. Zorg dat je op al je facturen, je website, je briefpapier en je boekhoudsoftware het nieuwe nummer vermeldt. De overgangsperiode verloopt soepeler als je dit ruim van tevoren voorbereidt.

Als je tijdelijk geen omzet hebt maar je bedrijf niet wilt beëindigen, hoef je je BTW-nummer niet te laten intrekken. Je blijft gewoon BTW-aangifte doen (met nul omzet). De Belastingdienst kan na een langere periode van inactiviteit wel contact opnemen om te vragen of je nog actief bent. Als je verwacht langere tijd geen omzet te hebben, kan de KOR een optie zijn om de aangifteplicht te vereenvoudigen.

Buitenlandse ondernemers en BTW in Nederland

Buitenlandse ondernemers die in Nederland belastbare prestaties verrichten, moeten zich in principe registreren voor de Nederlandse BTW. Dit geldt als je fysiek goederen levert aan consumenten in Nederland (boven de drempelbedragen voor afstandsverkopen), als je diensten verricht die in Nederland belastbaar zijn of als je een vaste inrichting hebt in Nederland.

Sinds 1 juli 2021 geldt voor afstandsverkopen binnen de EU een uniforme drempel van 10.000 euro per jaar. Als je als buitenlandse ondernemer meer dan 10.000 euro aan goederen verkoopt aan consumenten in andere EU-landen, moet je de BTW aangeven in het land van de consument. Dit kun je doen via individuele registratie in elk land, of via het One Stop Shop-systeem (OSS) waarmee je via één registratie de BTW voor alle EU-landen kunt afdragen.

De registratie als buitenlandse ondernemer bij de Nederlandse Belastingdienst verloopt via het kantoor Buitenland in Heerlen. Je hebt een fiscaal vertegenwoordiger nodig als je buiten de EU bent gevestigd. EU-ondernemers kunnen zich zonder vertegenwoordiger registreren. Na registratie ontvang je een Nederlands omzetbelastingnummer en moet je periodiek Nederlandse BTW-aangifte doen.

Het OSS-systeem vereenvoudigt de BTW-administratie voor afstandsverkopen aanzienlijk. In plaats van je te registreren in elk EU-land waar je consumenten hebt, doe je één kwartaalaangifte via het OSS-portaal van je eigen belastingdienst. De BTW wordt vervolgens doorgestuurd naar de juiste EU-landen. Dit is met name relevant voor webshops die aan consumenten in meerdere EU-landen verkopen.

BTW-nummer aanvragen: stappen, timeline en alles wat je moet weten