Bewaarbeleid
Laatst bijgewerkt: 19 februari 2026
Dit bewaarbeleid beschrijft hoe lang Fleetfusion, h.o.d.n. JustRunBiz persoonsgegevens en bedrijfsgegevens bewaart, en op welke wettelijke grondslag deze bewaartermijnen zijn gebaseerd. Dit beleid is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en relevante Nederlandse wetgeving.
1. Uitgangspunten
JustRunBiz hanteert de volgende uitgangspunten bij het bewaren van gegevens:
- Doelbinding (Art. 5(1)(b) AVG): Gegevens worden alleen verwerkt voor het doel waarvoor ze zijn verzameld
- Opslagbeperking (Art. 5(1)(e) AVG): Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het verwerkingsdoel
- Wettelijke bewaarplicht: Waar de wet een minimale bewaartermijn voorschrijft (bijv. fiscale bewaarplicht van 7 jaar), wordt deze gerespecteerd
- Dataminimalisatie (Art. 5(1)(c) AVG): Alleen gegevens die noodzakelijk zijn worden bewaard
2. Bewaartermijnen per categorie
Onderstaande tabel geeft per gegevenscategorie de bewaartermijn en wettelijke grondslag weer.
| Categorie | Gegevens | Bewaartermijn | Wettelijke Grondslag |
|---|---|---|---|
| 📊Financiële administratie | Facturen, creditnota's, offertes, boekingsregels, journaalposten, grootboekrekeningen | 7 jaar na einde boekjaar | Art. 52 AWR, Art. 2:10 BW |
| 🏦Banktransacties | Transactiegegevens, saldi, rekeninginformatie via Enable Banking | 7 jaar na einde boekjaar | Art. 52 AWR |
| 📋BTW-aangiftes | BTW-berekeningen, ICP-opgaven, aangiftegegevens | 7 jaar na einde boekjaar | Art. 52 AWR |
| 👤Accountgegevens | Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, KvK-nummer, adresgegevens | 2 jaar na beëindiging account | Art. 6(1)(b) AVG: uitvoering overeenkomst |
| 👥Personeelsgegevens (HR) | Naam, BSN (versleuteld), arbeidsovereenkomst, salarisgegevens, verlofregistratie | 7 jaar na einde dienstverband (fiscaal), 5 jaar (arbeidsrecht), 2 jaar (sollicitanten) | Art. 52 AWR, Art. 7:450 BW, Uitvoeringsbesluit LB |
| 📇Relaties (CRM) | Klant- en leveranciersgegevens, contactpersonen, communicatiehistorie | 7 jaar na laatste transactie (fiscaal), 2 jaar na beëindiging relatie (overig) | Art. 52 AWR, Art. 6(1)(f) AVG |
| 🛒E-commerce gegevens | Shopify-bestellingen, productgegevens, verkoopgegevens | 7 jaar na einde boekjaar (financieel), tot ontkoppeling (overig) | Art. 52 AWR |
| 🤖AI-gesprekken (Atlas) | Vragen, antwoorden, gespreksgeschiedenis met Atlas AI | 90 dagen, daarna automatisch verwijderd | Art. 5(1)(e) AVG: opslagbeperking |
| 🔐Sessie- en inloggegevens | Inlogtijdstippen, IP-adressen, sessietokens | 6 maanden | Art. 6(1)(f) AVG: gerechtvaardigd belang (beveiliging) |
| 📝Auditlog | Gebruikersacties, wijzigingen in administratie, systeemgebeurtenissen | 7 jaar na vastlegging | Art. 52 AWR, Art. 2:10 BW |
| 🍪Cookies en analytische gegevens | Cookievoorkeuren, geanonimiseerde gebruiksstatistieken | Maximaal 13 maanden (analytisch), sessie (functioneel) | Art. 11.7a Tw, Art. 5(1)(e) AVG |
| 💬Supportcommunicatie | E-mails, tickets, chatberichten met support | 3 jaar na afsluiting ticket | Art. 6(1)(b) AVG: uitvoering overeenkomst |
3. Na afloop van de bewaartermijn
Na het verstrijken van de toepasselijke bewaartermijn worden gegevens:
- Permanent verwijderd: uit de actieve database en backups (binnen 30 dagen na afloop bewaartermijn)
- Geanonimiseerd: waar geaggregeerde statistieken nodig zijn voor bedrijfsdoeleinden (in overeenstemming met Art. 5(1)(e) AVG)
Verwijdering vindt automatisch plaats via een geautomatiseerd retentieproces. Handmatige verwijdering kan worden aangevraagd via een verzoek tot verwijdering (Art. 17 AVG).
4. Vervroegde verwijdering
Je hebt het recht om in de volgende situaties vervroegde verwijdering aan te vragen:
- Recht op vergetelheid (Art. 17 AVG): Tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is
- Intrekking toestemming (Art. 7 AVG): Voor gegevens die op basis van toestemming worden verwerkt
- Beëindiging account: Na opzegging worden niet-wettelijk verplichte gegevens binnen 60 dagen verwijderd
Let op: de fiscale bewaarplicht van 7 jaar (Art. 52 AWR) kan niet worden verkort op verzoek. Deze gegevens moeten wettelijk worden bewaard, ook na accountbeëindiging.
Fiscale bewaarplicht
Op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) en artikel 2:10 van het Burgerlijk Wetboek (BW) is iedere ondernemer verplicht de volledige financiële administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dit omvat facturen, bankafschriften, grootboek, journaalposten en BTW-aangiftes. JustRunBiz kan deze gegevens niet eerder verwijderen, ook niet op verzoek van de gebruiker.
5. Backups
Gegevens in backups worden bewaard conform de standaard backup-retentie van onze hosting-provider (Supabase). Backups worden automatisch versleuteld en zijn niet toegankelijk voor individuele bewerkingen. Bij het verstrijken van de bewaartermijn worden gegevens bij de eerstvolgende backup-rotatie verwijderd.
6. Data-export
Voordat gegevens worden verwijderd, heb je altijd de mogelijkheid om je data te exporteren via:
- CSV-export per module (facturen, uitgaven, relaties, etc.)
- Bulk export via de exportpagina in je dashboard
Na beëindiging van je account heb je 30 dagen de tijd om je data te exporteren voordat het verwijderingsproces start.
7. Wijzigingen
Dit bewaarbeleid kan worden gewijzigd. Wezenlijke wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf gecommuniceerd via e-mail aan actieve accounthouders. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina.
8. Contact
Vragen over dit bewaarbeleid of verzoeken tot verwijdering kun je richten aan:
- E-mail: stijn@justrunbiz.com
- Onderwerp: Verzoek bewaarbeleid / Data Retention Request